La tecnologia lo rende possibile: oggi singole persone, team e gruppi possono lavorare allo stesso progetto anche separati nel tempo e nello spazio, da scrivanie diverse. “Social Collaboration” è il termine generico che indica la collaborazione supportata da Internet; “Social Business Collaboration”, invece, si riferisce al lavoro collaborativo in rete nel contesto aziendale. Dopo un primo articolo che ha trattato l’argomento in modo molto generale, in questa seconda parte presentiamo alcuni esempi di programmi con cui è possibile seguire progetti privati e piccoli progetti professionali attraverso la rete globale.
“Social Collaboration”: software per utenti privati e piccoli compiti professionali
Il problema di un elenco del genere va chiarito subito: non esiste la soluzione ideale per tutte le possibili esigenze. Con un programma si possono soddisfare più richieste, con un altro meno, ad esempio per seguire online singoli progetti nel modo più adatto. Per una vera Social Business Collaboration, tuttavia, sarà indispensabile un software sviluppato appositamente per la singola azienda. Le aziende che desiderano gestire in rete solo determinati ambiti dovrebbero soprattutto esaminare più da vicino le soluzioni più comuni dei grandi fornitori. E i privati che, ad esempio, vogliono lavorare insieme a un invito di compleanno o i volontari che desiderano distribuire alcune attività associative su più persone, dovrebbero conoscere alcune delle applicazioni più diffuse.
Un esempio molto semplice di come funziona il lavoro collaborativo su un progetto via Internet: la lista della spesa condivisa. Chiunque debba gestire una casa può capire con questo semplice esempio di Social Collaboration di cosa si tratta in sostanza: un compito chiaro, ovvero l'acquisto di diversi generi alimentari e articoli per la casa, deve poter essere svolto da più persone indipendentemente da tempo e luogo. Programmi come „Buy Me a Pie“ o „Our Groceries“ hanno infatti un vantaggio essenziale rispetto alla versione analogica della shopping list, ovvero la classica lista della spesa: sono disponibili praticamente ovunque nello stesso momento e, grazie all'integrazione nel „Cloud“, sono sempre aggiornati.
Per iniziare: liste della spesa
Immaginiamo la seguente situazione: di prima mattina il gatto si aggira intorno alla casa con aria di rimprovero, mentre il consueto scatto d'ira del padre proveniente dalla cucina lascia supporre che la figlia abbia rimesso ancora una volta il cartone del latte vuoto in frigorifero. Il figlio fa notare con tono pungente che la sorella adotta una politica molto simile anche con la carta igienica e la madre – qualcuno dovrà pur essere pragmatico – sfrutta la situazione per evitare che nella dispensa con aceto, olio e zucchero finisca come con il latte e il cibo per gatti. Ignora il fastidioso coro di accuse reciproche e miagolii stizziti e preferisce prendere in mano il suo smartphone. Crea una lista della spesa familiare, la condivide con il padre, la figlia e il figlio e inserisce uno dopo l'altro cibo per gatti, latte, carta igienica, aceto, olio, zucchero e pane per la cena.
Quando poi la famiglia si disperde per svolgere i propri impegni quotidiani in scuole diverse (i bambini), in ufficio (il padre) oppure in agenzia (la madre), lungo i vari tragitti si trovano diversi panifici, supermercati e drogherie. Quando la madre, dopo il lavoro, accende il suo smartphone, vede che il marito durante la pausa pranzo ha già preso il pane in panetteria e che la figlia ha portato a casa dalla drogheria il cibo per gatti e la carta igienica: le relative voci sono già state contrassegnate come “completate”, quindi alla madre non resta che comprare latte, aceto, olio e zucchero nel supermercato vicino. Anche lei, alla cassa, cancellerà dalla lista gli articoli acquistati – e poiché la lista si aggiorna costantemente tramite un server, il figlio al termine dell'allenamento di calcio si troverà davanti una lista vuota. Naturalmente solo se a casa non viene in mente qualcos'altro: in teoria potrebbero aggiungerlo alla lista all'ultimo momento e incaricare così, per esempio, il figlio di fare una breve sosta al negozio di bricolage per acquistare il ricambio della lampadina appena fulminata.
Questo esempio mostra in modo molto semplice ma fondamentale dove risiedono i punti di forza della social collaboration: un gruppo di persone che si trova in luoghi diversi in momenti diversi può portare avanti con successo un progetto comune. È così che funziona la maggior parte dei programmi – secondo il principio di base di queste app per la lista della spesa. Che funzionino su PC, su un telefono Android o su un tablet con sistema iOS, oppure che siano ancora più ricchi di funzioni, ad esempio consentendo agli utenti di gestire database, modificare documenti o raccogliere contenuti multimediali. Tra l'altro, anche le liste digitali di cose da fare funzionano secondo il principio della lista della spesa. Spesso sono arricchite da qualche funzione in più.
Un po' più complesse: liste di cose da fare
Il principio lo conosce chiunque abbia già affrontato un progetto più lungo: una lista in cui all'inizio è stato definito nero su bianco un piano ben strutturato aiuta a portare avanti il lavoro con costanza, quasi facendo miracoli. Il lavoro di pianificazione iniziale è fatto, da quel momento la mente è libera di concentrarsi sull'esecuzione dei singoli punti, uno dopo l'altro, in modo mirato. „Wunderlist“ è proprio uno di questi piccoli e utili aiutanti.
„Todoist“, „Taasky“, „Google Notizen“ o „Any.do“ sono altri esempi. A seconda dell'app, oltre alla possibilità obbligatoria di creare liste condivise o contrassegnare singoli punti come „completati“, queste liste offrono funzioni utili come i promemoria basati sulla posizione. Se, ad esempio, per il punto „comprare il pane“ viene inserito l'indirizzo del panettiere, parte un avviso non appena il proprietario dello smartphone viene rilevato nelle vicinanze di quel panificio. In alternativa, è possibile indicare un momento preciso, assegnare compiti specifici a singoli utenti oppure aggiungere allegati ai singoli punti, come indicazioni stradali o ricette.
Sia chiaro: i nomi dei software citati vanno intesi davvero come esempi e non come consigli. Considerata l'enorme quantità di programmi utili disponibili, è praticamente impossibile dare raccomandazioni. Vale la pena confrontare i dettagli e capire individualmente quale app o quale programma si avvicini di più alle proprie esigenze personali. Un ulteriore criterio di scelta può essere quello delle piattaforme per cui il software è disponibile: se in casa, nell'associazione o in azienda si utilizzano piattaforme diverse, ha senso trovare un denominatore comune, cioè un programma disponibile ad esempio per Android, Windows, Mac e iOS. Può essere pratico anche se il programma funziona non solo sul dispositivo mobile, ma anche su PC o Mac: in questo modo è possibile accedere allo strumento di social collaboration sia dalla sedia da ufficio in azienda, sia dallo smartphone durante un viaggio in treno o dal tablet nel soggiorno di casa.
Per utenti esperti: gestione dei progetti
Lo stesso vale, in misura ancora maggiore, per il livello successivo: la gestione dei progetti. I programmi con cui è possibile pianificare e, se necessario, gestire processi più complessi dovrebbero poter funzionare in parallelo su quanti più dispositivi possibile. Con software di project management come il veterano "Things" per Mac si possono creare molte liste di cose da fare diverse, raggrupparle in cartelle e ordinarle secondo vari parametri – tuttavia questo software è disponibile solo per prodotti Apple. Consente di gestire e categorizzare le liste più disparate e di mantenerle sincronizzate su iPhone, iPad, Mac o Macbook. Le scadenze imminenti e le voci attuali vengono mostrate in un riepilogo giornaliero, mentre alle singole attività può essere assegnata una priorità.
Anche Microsoft offre da oltre 30 anni un software di questo tipo: "Microsoft Project", che oggi naturalmente lavora anche con il cloud. "Wrike" offre molte funzioni diverse, arricchite da una completa gestione dei documenti e dall'integrazione con i programmi più comuni. "Basecamp" è un software che si concentra sulla condivisione dei file, sulla gestione delle attività e sulle discussioni – e naturalmente sulla comunicazione. Vale la pena dare un'occhiata anche a un'altra soluzione, soprattutto perché disponibile per ogni tipo di piattaforma: la "Wunderlist", di grande successo in tutto il mondo per uso privato, viene ormai proposta anche in una versione di project management dotata di molte funzioni business.