L'album fotografico di famiglia condiviso con i fratelli, il calendario delle vacanze in reparto o la lista della spesa sullo smartphone per tutta la famiglia: la collaborazione social, o collaborazione social business, è la vita di tutti i giorni. Ogni giorno le persone lavorano insieme su un'ampia varietà di progetti tramite Internet, sia a livello professionale che privato. Grazie al cloud onnipresente, alle connessioni Internet veloci e alle possibilità di applicazione quasi illimitate, questa non è una tendenza ma piuttosto il futuro della collaborazione.
“Collaborazione sociale”: software per progetti privati, piccole imprese e imprese più grandi
Per tenere traccia del networking relativo ai progetti, presentiamo in una piccola serie diversi modi per sfruttare i vantaggi della collaborazione sociale, sia per questioni private che professionali. Dopo una parte di base che illustra approssimativamente l'argomento e una sequenza sui programmi con cui è possibile realizzare progetti privati e di piccole imprese Sedia da ufficio Si può seguire ora una rapida occhiata alle applicazioni potenti ed espandibili che potrebbero essere interessanti per utenti privati esperti o piccole aziende.
Naturalmente esiste fin dall’inizio un limite: se il principio della “collaborazione sociale” fosse implementato in modo coerente, l’intera struttura operativa dovrebbe essere orientata alla collaborazione online e in rete. Sarebbe necessario un software programmato in base alle esigenze specifiche dell'azienda, rendendo superfluo il salto avanti e indietro tra le singole applicazioni. Oppure un potente software che può essere utilizzato per strutturare un'azienda appena fondata. Un grande vantaggio di una collaborazione sociale coerente è il risparmio di tempo perché tutti i thread si riuniscono su un'unica interfaccia utente, come la comunicazione interna, la contabilità o la pianificazione dei singoli progetti. Ciò significa che non dovrai perdere tempo a pensare a dove hai salvato, inviato o archiviato quale documento questa volta.
Anche se questa ristrutturazione si rivela difficile per la maggior parte delle aziende esistenti e, agli occhi dei pionieri della collaborazione sociale, non c'è niente di peggio di una ricollocazione frammentaria dei singoli processi - che può solo sostituire processi esistenti e quindi porta pochi progressi: ci sono alcuni singoli aiutanti in rete con cui la vita digitale o lavoro quotidiano diventa molto più semplice.
Semplicemente più veloce: scambio dati tramite trasferimento web, collaborazione tramite Dropbox
Non appena i dati vengono generati su qualsiasi computer o con uno smartphone, sorge la domanda su come questi dati escono dal dispositivo. Se ad esempio si tratta solo di un documento di pochi megabyte da trasferire dal computer di lavoro al notebook privato, la soluzione è semplice: via e-mail, se necessario tramite WhatsApp o i servizi dati integrati nel sistema Apple come AirDrop o iCloud o i corrispettivi di altri sistemi operativi. Le cose diventano più interessanti quando grandi quantità di dati si uniscono e coinvolgono, ad esempio, immagini o video.
Un'opzione è Dropbox. Il servizio di file hosting gratuito memorizza i dati su un server e funziona secondo un principio abbastanza semplice. Secondo il simbolo di una scatola che si trova su Internet, l'utente può inserirvi tutte le cose o i dati che desidera. L'accesso alla casella online avviene direttamente da Internet Scrivania fuori. Nello specifico, dopo la registrazione, sul dispositivo viene installata una cartella che si sincronizza via Internet con una cartella sul server Dropbox.
Il clou: Dropbox funziona su tutti i comuni sistemi operativi; Esiste un'app Dropbox per dispositivi mobili. Se ad esempio inserisci una cartella con le foto delle vacanze dal tuo PC in Dropbox, potrà essere visualizzata su tutti i dispositivi collegati: sul tuo smartphone, sul tuo notebook o sul tuo tablet. Se vuoi condividere le foto delle vacanze, puoi condividere anche le cartelle e anche se qualcuno non ha il programma installato, può visualizzare le foto nel browser utilizzando il link inviato. È anche possibile accedere al sito Dropbox, quindi i dati possono essere modificati o condivisi anche da un dispositivo di terze parti. Ciò rende possibile elaborare documenti insieme a più persone, visualizzare foto o inviare filmati. Le presentazioni possono anche essere create con Dropbox. Attualmente sono inclusi due gigabyte di spazio di memoria, che possono essere ampliati fino a un massimo di 16 gigabyte con un programma bonus. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, puoi abbonarti alla versione professionale con una tariffa mensile, che attualmente offre un terabyte di volume di archiviazione.
Tuttavia, c'è uno svantaggio. Gli esperti criticano ripetutamente l'archiviazione non crittografata dei dati, per cui in teoria i dipendenti della società "Dropbox Inc" o dei servizi segreti potrebbero avervi accesso. Con Dropbox Business l'azienda offre un servizio crittografato con il quale team con un massimo di cinque utenti possono gestire un account, disporre di spazio di archiviazione illimitato e utilizzare diverse funzioni aziendali. Alternative che funzionano in modo simile o quasi identico sono Google Drive, SugarSync, OneDrive di Microsoft o FileSync: due concorrenti di Dropbox, Box e SpiderOak, si sono lanciati nella corsa e pubblicizzano principalmente l'archiviazione sicura e crittografata dei dati.
Ricorda semplicemente tutto: Evernote, Paper o Notes
Certo, nessuna app potrà sostituire i piccoli foglietti adesivi di carta gialla, che da tempo sono disponibili in tutti i colori dell'arcobaleno. Salvano pensieri, appuntamenti ed elenchi di cose da fare anche quando la batteria è scarica, il computer è spento o semplicemente non c'è tempo per creare voci del calendario dello smartphone. Tuttavia, come in molte altre situazioni della vita, vale lo stesso: la misura decide se ha senso o meno. Probabilmente tutti conoscono un collega il cui monitor è praticamente scomparso nel caos dei fogli di carta gialli. Una volta raggiunta una certa quantità di informazioni, le cose diventano confuse: c'è bisogno di ordine. Gli scettici digitali intraprendenti utilizzano quindi il cosiddetto bullet journal, che può essere realizzato praticamente da qualsiasi notebook.
Le istruzioni a riguardo sono disponibili su Internet, dove ovviamente si possono trovare anche molte app per prendere appunti digitali. Ciò che hanno tutti in comune è una funzione di ricerca che consente di cercare rapidamente tra i contenuti delle rispettive note digitali e trovare argomenti specifici, anche se sono distribuiti su più note diverse. Chi è cresciuto con la carta, vive volenti o nolenti una vita digitale, ma in qualche modo rimpiange ancora il fascino analogico dei taccuini, dovrebbe dare un'occhiata all'app Paper di “53”, disponibile solo per iPad e iPhone. Con uno stilo, un dispositivo di input a forma di penna per computer e PDA, puoi disegnare e dipingere, ma anche creare informazioni grafiche, integrare foto e “dipingere” elenchi di cose da fare. La penna, anch'essa sviluppata da “53”, riconosce il palmo della mano e impedisce così che qualcosa di diverso dalla punta della penna lasci segni sulla banconota. Quindi usarlo sembra abbastanza organico; Gli schizzi, i disegni e gli appunti scritti a mano possono essere raccolti, ordinati e archiviati in quaderni virtuali.
Se non apprezzi l'input tramite penna, puoi dare un'occhiata più da vicino all'app per le note fornita sui dispositivi Apple supportati da iOS, che può anche essere ordinata in "taccuini" simili a cartelle. Per gli utenti che possiedono solo dispositivi Apple, la sincronizzazione cloud è interessante, poiché permette ad esempio di trasferire una nota dall'iPhone al notebook in un batter d'occhio. Google offre un servizio trasversale che raccoglie piccoli taccuini, li sincronizza su tutti i dispositivi possibili con tutti i sistemi comuni e filtra i contenuti utilizzando la famosa funzione di ricerca di Google. L'azienda “Moleskine”, diventata famosa per i suoi notebook, offre anche un'app, che però funziona solo sui dispositivi mobili.
Evernote è una disciplina in sé. A prima vista il software, disponibile per tutti i possibili sistemi e tipi di dispositivi, non è altro che un programma per raccogliere e salvare appunti. In modo simile ai programmi per prendere appunti preinstallati su computer e smartphone, su singoli appunti virtuali è possibile raccogliere tutti i tipi di dati. Le idee possono essere registrate sotto forma di testo, illustrate con foto dall'interno dell'app, è possibile creare elenchi di cose da fare con piccole caselle da spuntare e, sui dispositivi mobili, è anche possibile aggiungere note scritte a mano utilizzando il touchscreen. Questi foglietti adesivi virtuali, che possono assumere forme molto allungate a seconda del tipo e della portata dell'idea, possono poi essere ordinati in quaderni. La versione gratuita prevede un volume di upload mensile; Se desideri caricare di più o utilizzare Evernote per lavoro, puoi aumentare il volume pagando mensilmente.
La cosa sorprendente è la funzione di ricerca, che può persino leggere note scritte a mano ed eseguire ricerche su manoscritti scansionati, a condizione che tu moderi la ricerca a un livello che rasenta la leggibilità generale. Anche nella versione base gratuita, le note possono essere condivise e modificate con altri utenti Evernote. La versione business, che secondo Evernote attualmente viene utilizzata da oltre 20.000 aziende, prevede un canone mensile per utente e, oltre alle comuni funzioni gratuite, consente discussioni nell'app e lavoro collaborativo con diversi strumenti aziendali. Con un po' di immaginazione, gli utenti più intraprendenti possono convertire la versione base in un potente programma di gestione dei progetti.
Alla fine di questa parte, una nota fondamentale: questo articolo ha lo scopo solo di fornire una panoramica e non intende in alcun modo fornire consigli per l'acquisto o il download. I produttori dei rispettivi software offrono sulle loro home page informazioni aggiornate sull'utilizzo del loro prodotto, in modo che il lettore interessato possa decidere da solo quali strumenti di collaborazione sociale sono adatti per lui.