L'album fotografico di famiglia condiviso con i fratelli, il calendario delle ferie del reparto o la lista della spesa sullo smartphone per tutta la famiglia: la Social Collaboration, o meglio la Social Business Collaboration, fa ormai parte della quotidianità. Ogni giorno le persone collaborano online, sia per lavoro sia nella vita privata, a progetti di ogni tipo. Grazie al cloud onnipresente, alle connessioni Internet veloci e alle possibilità di utilizzo pressoché illimitate, non si tratta di una semplice tendenza, ma piuttosto del futuro della collaborazione.
“Social Collaboration”: software per progetti privati, piccole imprese e aziende più grandi
Per mantenere una visione d'insieme nella collaborazione orientata ai progetti, in una breve serie presentiamo diverse possibilità per sfruttare i vantaggi della Social Collaboration, sia per esigenze private sia professionali. Dopo una parte introduttiva che ha illustrato il tema a grandi linee e un articolo dedicato ai programmi con cui seguire progetti privati e piccoli progetti professionali dalla propria sedia da ufficio, diamo ora una rapida occhiata ad applicazioni potenti e scalabili che potrebbero interessare utenti privati esperti o piccole aziende.
Naturalmente, fin dall'inizio è necessaria una precisazione: se il principio della “Social Collaboration” venisse applicato in modo coerente, l'intera struttura aziendale dovrebbe essere orientata alla collaborazione online in rete. Sarebbe quindi necessario un software programmato in base alle esigenze specifiche dell'azienda, che renda superfluo passare continuamente da un'applicazione all'altra. Oppure un software potente, sulle cui funzionalità un'azienda di nuova fondazione possa strutturarsi. Un grande vantaggio di una Social Collaboration applicata con coerenza è infatti il risparmio di tempo, perché tutto confluisce in un'unica interfaccia, ad esempio la comunicazione interna, la contabilità o la pianificazione delle scadenze dei singoli progetti. In questo modo non si perde tempo nemmeno a pensare dove siano stati salvati, inviati o archiviati questa volta i vari documenti.
Anche se questa riorganizzazione si rivela difficile per la maggior parte delle aziende esistenti e, agli occhi dei sostenitori della social collaboration, c’è ben poco di peggio di uno spostamento graduale di singoli processi – che può solo sostituire procedure già esistenti e quindi porta pochi progressi: esistono comunque alcuni piccoli strumenti connessi che rendono la vita digitale, o meglio la quotidianità lavorativa, molto più semplice.
Più semplice e veloce: scambio di dati tramite web transfer, collaborazione con Dropbox
Non appena vengono creati dati su un computer o con uno smartphone, sorge la domanda su come trasferirli dal dispositivo. Finché si tratta solo di un documento di pochi megabyte da spostare, ad esempio, dal computer di lavoro al notebook privato, la soluzione è semplice: via e-mail, all’occorrenza tramite WhatsApp oppure con i servizi di trasferimento dati integrati nel sistema Apple come AirDrop o iCloud, o le soluzioni equivalenti di altri sistemi operativi. La questione si fa più interessante quando si accumulano quantità maggiori di dati e si parla, ad esempio, di immagini o video.
Una possibilità è Dropbox. Il servizio gratuito di file hosting memorizza i dati su un server e funziona secondo un principio piuttosto semplice. In linea con l’immagine di una scatola lasciata su Internet, l’utente può inserirvi tutte le cose, o meglio tutti i dati, che ci stanno. L’accesso alla scatola online avviene tramite Internet direttamente dalla scrivania. In concreto, dopo la registrazione viene installata sul dispositivo una cartella che si sincronizza via Internet con una cartella sul server di Dropbox.
Il bello è che Dropbox funziona su tutti i sistemi operativi più comuni; per i dispositivi mobili è disponibile un’app Dropbox. Se, ad esempio, si inserisce dal PC una cartella con le foto delle vacanze in Dropbox, questa può essere visualizzata su tutti i dispositivi collegati – sullo smartphone, sul notebook o sul tablet. Se poi si desidera condividere le foto delle vacanze, è possibile anche condividere le cartelle – e anche se qualcuno non ha installato il programma, può comunque vedere le immagini nel browser tramite il link inviato. È anche possibile effettuare il login sul sito di Dropbox – i dati possono quindi essere modificati o condivisi anche da un dispositivo esterno. In questo modo è possibile lavorare su documenti insieme ad altre persone, guardare foto o inviare filmati. Con Dropbox si possono creare anche presentazioni. Attualmente sono inclusi due gigabyte di spazio di archiviazione, espandibili fino a un massimo di 16 gigabyte tramite un programma bonus. Chi ha bisogno di più spazio può abbonarsi alla versione professionale con un canone mensile, che attualmente offre un terabyte di capacità di archiviazione.
C’è però uno svantaggio. Gli esperti criticano ripetutamente l’archiviazione dei dati senza crittografia, per cui teoricamente i dipendenti della società „Dropbox Inc“ o anche i servizi segreti potrebbero avervi accesso. Con Dropbox Business l’azienda offre un servizio crittografato con cui i team fino a cinque utenti possono gestire un account, avere a disposizione spazio di archiviazione illimitato e utilizzare diverse funzioni business. Alternative simili o quasi identiche sono Google Drive, SugarSync, Microsofts OneDrive o FileSync – con Box e SpiderOak sono entrati in gara due concorrenti di Dropbox che pubblicizzano soprattutto la custodia sicura e crittografata dei dati.
Ricordare tutto con semplicità: Evernote, Paper o Notes
Ammettiamolo: i piccoli foglietti adesivi di carta gialli, disponibili ormai anche in tutti i colori dell’arcobaleno, difficilmente verranno sostituiti da un’app tanto presto. Conservano pensieri, appuntamenti e liste di cose da fare anche quando la batteria è scarica, il computer è spento o semplicemente non c’è tempo per creare voci nel calendario dello smartphone. Tuttavia, come in molte altre situazioni della vita, vale anche qui: è la misura a determinare il senso o il non senso. Chiunque conosce probabilmente un collega il cui monitor è praticamente scomparso nel caos dei foglietti gialli. A partire da una certa quantità di informazioni, tutto diventa confuso – serve ordine. Gli scettici del digitale più ingegnosi usano allora il cosiddetto Bullet Journal, che si può creare praticamente da qualsiasi quaderno.
In rete si trovano istruzioni a riguardo e naturalmente anche molte app per prendere appunti in digitale. Tutte hanno in comune una funzione di ricerca per esaminare rapidamente il contenuto delle rispettive note digitali e trovare argomenti specifici – anche se sono distribuiti su più note diverse. Chi è cresciuto con la carta, conduce nolens volens una vita digitale ma in qualche modo rimpiange ancora il fascino analogico dei taccuini, dovrebbe dare un’occhiata all’app Paper della casa „53“, disponibile però solo per iPad e iPhone. Con uno stylus, ossia un dispositivo di input a forma di penna per computer e PDA, è possibile disegnare e dipingere, ma anche creare infografiche, integrare foto e “disegnare” liste di cose da fare. La penna, anch’essa sviluppata da „53“, riconosce il palmo della mano e impedisce così che, oltre alla punta, qualcos’altro lasci tracce sulla nota. In questo modo l’utilizzo risulta piuttosto naturale; schizzi, disegni e note scritte a mano possono essere raccolti, ordinati e archiviati in quaderni virtuali.
Chi attribuisce meno importanza a un inserimento simile a quello di una penna può dare un’occhiata più da vicino all’app Note inclusa nei dispositivi Apple basati su iOS, che può anch’essa essere organizzata in “taccuini” simili a cartelle. Per gli utenti che dispongono esclusivamente di dispositivi Apple, è interessante la sincronizzazione cloud, che ad esempio fa arrivare in un attimo un appunto dall’iPhone al notebook. Google offre un servizio multipiattaforma che raccoglie piccoli promemoria, li sincronizza su ogni tipo di dispositivo con tutti i sistemi più comuni e filtra i contenuti con la celebre funzione di ricerca di Google. Anche l’azienda “Moleskine”, resa famosa dai suoi taccuini, offre un’app, che però funziona solo su dispositivi mobili.
Evernote è invece una categoria a sé. A prima vista, il software disponibile per ogni tipo di sistema e di dispositivo non è altro che un programma per raccogliere e salvare note. Analogamente ai programmi di note preinstallati su computer e smartphone, sui singoli foglietti virtuali si possono raccogliere dati di ogni genere. In questo modo è possibile fissare idee sotto forma di testi, illustrarle con foto direttamente dall’app, creare liste di cose da fare con piccole caselle da spuntare e, sui dispositivi mobili, persino aggiungere note scritte a mano tramite touchscreen. Questi foglietti virtuali, che a seconda del tipo e della portata dell’idea possono anche assumere forme piuttosto lunghe, possono poi essere ordinati in taccuini. La versione gratuita prevede un volume di upload mensile; chi desidera caricare di più o utilizzare Evernote per lavoro può aumentare il volume con un pagamento mensile.
Sorprendente è la funzione di ricerca, che sa persino leggere le note scritte a mano e cercare nei manoscritti scansionati, a patto che la propria grafia resti entro limiti almeno generalmente leggibili. Già nella versione base gratuita è possibile condividere e modificare le note con altri utenti Evernote. La versione Business, che secondo Evernote è attualmente utilizzata da oltre 20 000 aziende, prevede un importo mensile per utente e in cambio offre, oltre alle comuni funzioni gratuite, discussioni nell’app e lavoro condiviso con diversi strumenti business. Con un po’ di fantasia, gli utenti più ingegnosi possono tuttavia trasformare già la versione base in un potente programma di project management.
Per concludere questa parte, ancora un’osservazione di carattere generale: questo articolo intende fornire soltanto una panoramica e in nessun caso consigli di acquisto o di download. I produttori dei rispettivi software mettono a disposizione sui loro siti web informazioni aggiornate sull’utilizzo del loro prodotto, così che il lettore interessato possa decidere autonomamente quali strumenti di social collaboration siano utili per lui.