Home Office: ciò che per i pendolari esasperati e per chi lavora in open space suona come una promettente oasi di tempo libero e qualità della vita, può anche rivelarsi l'esatto contrario. Per questo, chi si lega professionalmente a casa dovrebbe valutare bene la scelta. In effetti, la postazione di lavoro domestica può essere un ambiente stimolante e produttivo per l'attività quotidiana. Tuttavia, lungo il percorso si nascondono numerose insidie. Di seguito, una piccola guida per evitarle.
- Nascita e vantaggi del lavoro da casa
- 1. La persona sulla sedia da ufficio
- 2. La sedia da ufficio, la scrivania e le pratiche cartacee
- 3. La tecnologia giusta sul posto di lavoro
- 4. Una stanza tutta per sé, o almeno una zona off-limits
- 5. Il rispetto delle regole in una casa con più persone
Nascita e vantaggi del lavoro da casa
Proprio dalle profondità della Silicon Valley soffia un vento contrario piuttosto freddo contro il principio dell’“Home Office”. E per di più dall’alto: Marissa Mayer, amministratrice delegata di “Yahoo”, ha richiamato con decisione tutti i dipendenti alla scrivania presso la sede centrale dell’azienda di servizi Internet. Secondo la sua motivazione, il lavoro in Yahoo è più di una semplice attività da svolgere giorno per giorno. Si tratta di una collaborazione possibile solo negli uffici di “Yahoo”. Un aspetto degno di nota è questo: il fatto che programmatori, agenti, giornalisti e in generale tutti coloro che per lavorare non hanno bisogno di molto più di un computer e di una connessione Internet veloce possano lavorare in Home Office si deve soprattutto alle innovazioni nate proprio nel settore di Marissa Mayer.
I progressi nell’ambito della tecnologia Internet a banda larga e dei software necessari per sfruttarla in modo produttivo hanno spianato la strada alla possibilità, per i lavoratori della conoscenza senza contatto diretto con i clienti, di trasferire il proprio posto di lavoro completamente o temporaneamente tra le mura domestiche. O addirittura ovunque: soprattutto creativi, sviluppatori e programmatori si muovono da allora in una sorta di mondo meraviglioso del lavoro: che sia in spiaggia, al caffè o in cima a una montagna – là dove idee ed energie scorrono meglio, i giovani e dinamici capi di innumerevoli startup Internet lasciano lavorare i propri dipendenti.
Non serve nemmeno una struttura particolarmente anticonvenzionale per ritenere valido, dal punto di vista aziendale, il principio dell’“Home Office”. I vantaggi, anche per le grandi aziende, sono evidenti soprattutto in tempi di affitti in costante aumento: le sedi centrali non devono costruire nuovi spazi o prendere in locazione locali aggiuntivi nemmeno quando gli ordini vanno bene. In determinate circostanze si può persino rinunciare del tutto alle filiali e i collaboratori esperti che, a causa di un infortunio temporaneo, non possono recarsi in ufficio, possono comunque restare utilmente integrati nell’attività aziendale.
Anche per i lavoratori i vantaggi sono molteplici: a parte le piccole libertà di una giornata di lavoro alla propria scrivania di casa e il risparmio di tempo e denaro dovuto all’assenza del tragitto casa-lavoro, i genitori che lavorano possono occuparsi di un figlio malato o di un familiare che improvvisamente necessita di assistenza. Inoltre, non è più necessario consumare per forza un giorno di ferie quando si annunciano gli artigiani o lo spazzacamino oppure quando l’auto deve andare in officina. Per non parlare degli effetti positivi derivanti dall’assenza del tragitto quotidiano per andare al lavoro…
Tuttavia, dopo alcuni anni di videoconferenze al posto delle sale riunioni, di metri di distanza al posto delle code dell’ora di punta per andare al lavoro e di pantofole al posto delle scarpe stringate, si è acquisita un po’ più di esperienza. Ovvero che l’Home Office rappresenta un miglioramento solo in determinate condizioni. A prescindere dallo spirito di squadra che Marissa Mayer ha posto al centro delle sue riflessioni: ci sono molte cose che possono andare storte nell’Home Office se non si fa attenzione.
È TUTTA UNA QUESTIONE DI CIRCOSTANZE
Naturally, dipende interamente dal tipo di professione che si intende svolgere da casa quanto possa essere “rischioso” l’Home Office. Inoltre, c’è un’enorme differenza tra il fatto che il lavoro da casa integri per alcuni giorni una normale quotidianità d’ufficio già strutturata oppure che un lavoratore stabilmente in Home Office venga regolarmente integrato nell’azienda tramite videoconferenza. Del tutto diversa è poi la situazione di un lavoratore autonomo o libero professionista che deve gestire tra le proprie quattro mura tutto, dalla contabilità alla produzione.
Primo punto: la persona sulla sedia da ufficio
Per trovare un ordine adeguato dei punti da considerare, concediamoci eccezionalmente una prospettiva egocentrica. Perché il primo e più grande problema siede sulla sedia da ufficio stesso: la persona che lavora. Quanto sono molteplici le distrazioni che, tra le proprie quattro mura, sono letteralmente più a portata di mano che in un edificio per uffici. Si comincia dalle cose piacevoli, come il libro del momento, che sul tavolino da salotto appare molto più invitante del bilancio sulla scrivania. Oppure il nuovissimo drone con fotocamera, che comandare con lo smartphone è molto più divertente che dare un senso alla dichiarazione dei redditi con la calcolatrice.
A parte questo, anche i lavori domestici si rivelano un possibile elemento di disturbo. All’improvviso sembrano addirittura relativamente più allettanti – parola chiave: “dichiarazione dei redditi”. La maggior parte delle persone lo conosce dai tempi della scuola o dell’università: le stanze più pulite erano sempre quelle di chi doveva studiare per i compiti più importanti o per gli esami. E infine ci sono ancora le piccole distrazioni dal grande lavoro, a cui ci si lascia facilmente attirare: il breve articolo sulla rivista di lifestyle, la chiacchierata spontanea con la vicina o l’interminabile viaggio nei mondi privati di Internet. Il rimedio universale a tutto questo: concentrazione e disciplina.
Per esempio, aiuta molto darsi una cornice ben definita. Si ponga un obiettivo di lavoro chiaramente definito da raggiungere entro la fine della giornata lavorativa e lo tenga sempre a mente. L’importante è non pretendere troppo da sé stessi e fissare “landmark” realizzabili. Altrimenti, nel breve termine si rischia la frustrazione e nel lungo termine il burnout. Concordi con sé stesso pause regolari, un orario di inizio lavoro e un orario di fine lavoro – e, cosa ancora più importante, li rispetti.
Secondo punto: la sedia da ufficio, la scrivania e le pratiche
Come in ufficio, anche nell’home office valgono standard ergonomici. Naturalmente l’ambiente domestico invita a mettere in risalto, nello studio, qualche pezzo ereditato o preferito con un’illuminazione un po’ più accogliente. Ma dato che otto ore su una vecchia sedia di legno non diventano necessariamente più comode solo perché è stata ereditata dagli antenati, e che un tavolo di design troppo alto resta semplicemente un tavolo troppo alto: una sedia da ufficio regolabile in altezza e una scrivania regolabile dovrebbero costituire il fulcro dello spazio di lavoro domestico. Quanto allo stile, oggi bisogna fare solo poche rinunce; le collezioni di sedie da ufficio lounge o living disponibili nei negozi specializzati ormai sembrano meno mobili funzionali e molto più arredi da club di grande stile o addirittura da soggiorno.
Anche nel posizionare la scrivania, non punti tanto sull’originalità quanto piuttosto su una buona illuminazione. Il tavolo dovrebbe essere disposto a 90 gradi rispetto a una finestra; la luce principale proveniente dall’esterno dovrebbe colpire il monitor lateralmente, in modo da escludere il più possibile i riflessi. Non risparmi nemmeno su una veneziana adatta, che possa regolare in modo ideale le condizioni di luce nella stanza – anche se le tende hanno sicuramente un aspetto più accogliente.
Per la scelta della Sua sedia da ufficio, è meglio affidarsi alla consulenza di un rivenditore specializzato – la sedia dovrebbe essere almeno regolabile in altezza e potersi regolare in modo che piante dei piedi, seduta e gomiti possano trovarsi paralleli tra loro. Il piano di lavoro della scrivania dovrebbe idealmente poter essere inclinato, ma in ogni caso essere regolabile in altezza. Attualmente si considera sufficiente un’altezza di 72 centimetri, mentre la superficie di lavoro dovrebbe misurare circa un metro e mezzo per 80 centimetri. Posizioni stampante, scanner e soluzioni di backup su un tavolo separato dedicato alla “tecnica”.
Terzo punto: la tecnica giusta sul posto di lavoro
Il successivo cerchio immaginario attorno alla postazione di lavoro domestica comprende computer, stampante, router e telefono. Una connessione Internet wireless e i relativi dispositivi terminali sono ormai uno standard. A seconda che si tratti di un lavoratore autonomo da casa o di un dipendente, è consigliabile anche una linea telefonica dedicata per l’home office, così da avere una linea separata per le chiamate di lavoro. Soprattutto se in casa ci sono adolescenti che stanno appena scoprendo con il loro giro di amici i piaceri delle telecomunicazioni, avere più vie di accesso alla rete (telefonica) mondiale è un vantaggio. Anche in questo caso – proprio come in ufficio – è bene affidarsi a standard professionali.
Per questo, soprattutto per il monitor, scelga un modello professionale che soddisfi pienamente gli standard attuali in termini di contrasto, luminosità e risoluzione. Anche per l’illuminazione dovrebbe scendere a meno compromessi possibile: la luce da lavoro deve essere intensa, ma non abbagliante – questa è la regola generale. Eviti riflessi e abbagliamenti e investa in una buona lampada da scrivania. Collochi il monitor a una distanza compresa tra 50 e 70 centimetri dagli occhi. Pensi a una soluzione di backup professionale e si risparmi la sensazione di aver perso dati e file preziosi a causa di un guasto al disco rigido.
Per tastiera e mouse, punti sull’ergonomia anziché sul design. Non risparmi sullo spazio contenitivo nello studio, così che i Suoi documenti di lavoro non debbano lasciare l’ufficio di casa e siano sempre a portata di mano. Si informi assolutamente su quali standard adotti il Suo datore di lavoro in tema di “protezione dei dati”; inoltre, si occupi anche della copertura assicurativa adeguata. Detto in modo molto semplice: è assicurato se, tornando dalla stampante alla scrivania, si rompe una gamba?
Quarto punto: Una stanza dedicata, o almeno una zona off-limits
Sedia da ufficio, tavolo, computer e tutte le periferiche dovrebbero idealmente trovarsi in una stanza dedicata. Il vantaggio principale di uno studio è avere una porta tutta per sé. Può diventare un importante mezzo di comunicazione in casa – ma ne parleremo più avanti. Una stanza dedicata garantisce tranquillità per lavorare e telefonare, soprattutto in una famiglia composta da più persone. Anche se in casa vive una sola persona, uno studio separato ha senso: la stanza in più diventa il posto di lavoro, nettamente separato dal resto della superficie abitativa. Il vantaggio più evidente: il lavoro è lavoro e il privato è privato – chi dal divano vede la scrivania non riesce davvero a staccare.
Anche se non ha a disposizione una stanza separata per l'home office, può creare una certa separazione dalla vita privata con un divisorio o una parete divisoria . Se può dedicare un'intera stanza al lavoro, faccia in modo che resti al riparo dagli effetti della vita privata. In breve: la collezione di vinili, libri, CD o DVD può stare sullo scaffale, purché rimanga ancora spazio sufficiente per i materiali di lavoro.
Non rinunci però a un tocco personale: chi va volentieri al lavoro – anche se si tratta delle proprie quattro mura – nel lungo periodo è più felice. Certo, la funzionalità viene prima dello stile, ma con un po' di riflessione si può sicuramente trovare un bel compromesso tra praticità e comfort. Secondo gli esperti, la temperatura ambiente ottimale è di 22 gradi Celsius e l'umidità media dell'aria del 50 percento – qui le piante possono essere d'aiuto.
Quinto punto: Il rispetto delle regole in una famiglia composta da più persone
L’inizio di ogni pianificazione dell’Home Office parte da una piccola riunione di famiglia: che cosa significa una porta chiusa, una socchiusa e una spalancata? In alternativa: i bambini possono entrare nello studio durante la mattina? A quali condizioni possono farlo nel pomeriggio? E qual è il segnale per dire “Solo se è una questione di vita o di morte!”. Per esperienza, però, le maggiori difficoltà con la privacy di chi lavora da casa sono spesso causate dal proprio partner. Così, ad esempio, la casalinga pensa naturalmente in modo pratico quando assegna al marito che lavora il compito di stendere il bucato mentre lei va a prendere i bambini. Ma se a questo si aggiungono anche tagliare il prato, fare la spesa e passare l’aspirapolvere, la giornata lavorativa all’improvviso non dura più otto ore, bensì solo cinque o sei.
Fin dall’inizio crei regole chiare: definisca con assoluta precisione il Suo orario di lavoro e separi nettamente la Sua attività professionale dalla vita privata. Naturalmente può sfruttare la vicinanza tra lavoro e vita privata e sbrigare durante la pausa pranzo faccende domestiche per le quali altrimenti non avrebbe tempo. Ma non appena la Sua vita privata influisce sulla Sua presenza professionale, il principio dell’“Home Office” è a rischio o è già fallito. Ne parli, e con la massima chiarezza, con il Suo partner. Chi si informa un po’ online trova moltissime testimonianze secondo cui il lavoro in Home Office porta a forti tensioni nella relazione di coppia.
Il problema principale indicato è soprattutto l’idea secondo cui il partner che lavora da casa sia, per così dire, sempre libero e debba quindi assumersi anche più compiti domestici. Parli apertamente di questo tema e concordi che il lavoro in Home Office venga regolato in modo altrettanto vincolante quanto il lavoro in un ufficio.
In sintesi, si può affermare che il lavoro in Home Office può essere pieno di insidie. Ma se queste vengono prese sul serio e affrontate con cuore e buon senso, il principio dell’“Home Office” offre chiaramente una maggiore qualità della vita.