Home Office: a casa in ufficio invece che in ufficio a casa

Se realizzato correttamente, l'home office può essere un passo avanti

Da alcuni osservato con scetticismo come un invito alla dolce vita durante l'orario di lavoro, da altri celebrato come una rivoluzione della vita professionale capace di promettere una migliore qualità della vita. In ogni caso, l'home office ha cambiato la realtà lavorativa. A rendere possibile il lavoro professionale tra le mura domestiche è stata la moderna tecnologia della comunicazione. Smartphone, tablet, il cloud onnipresente e le connessioni Internet veloci hanno reso almeno in parte superflua la presenza fisica sul posto di lavoro. Ma cosa fare quando entra in gioco il tema dell'home office – o, con un termine più tradizionale, del “telelavoro”?

Integrare comodamente il lavoro nella quotidianità domestica e continuare a perseguire gli obiettivi professionali con la massima produttività? Il fatto che questi vantaggi possano essere raggiunti nel contesto lavorativo dipende da diversi fattori. Ma su quali esperienze concrete ci si può basare?

Pro e contro: insidie e opportunità della quotidianità lavorativa da casa

Valutare con attenzione! È questo il primo e più importante consiglio nella ricerca della soluzione giusta per la propria situazione lavorativa. Perché lavorare da casa non è la soluzione migliore per tutti. Chi sceglie questa strada dovrebbe soprattutto avere una buona dose di autodisciplina: le faccende domestiche, gli amati figli, le visite improvvise degli amici sono solo alcune delle tante grandi e piccole distrazioni in agguato ovunque.

Serve davvero un forte senso del dovere per dire, ad esempio, a cari amici che la loro visita cade nel normale orario di lavoro, quando si presentano alla porta con una torta nel cestino e vogliono sorprendere in buona fede il neo lavoratore da casa. Situazioni che in un edificio aziendale sembrano del tutto impensabili devono invece essere improvvisamente difese in ambienti normalmente riservati alla sfera privata. Anche chi pensa di poter conciliare senza problemi la gestione dei figli e la giornata lavorativa spesso deve ricredersi. Tuttavia, lavorare da casa può offrire anche molti vantaggi.

Questi sono in fondo evidenti: niente più fastidiosi spostamenti casa-lavoro, niente più code estenuanti all'ora di punta dopo il lavoro, niente ritardi dei treni, metropolitane affollate o serrature dell'auto ghiacciate in inverno. Almeno non quelli che già prima dell'inizio della giornata lavorativa aumentano il livello di stress e rovinano la giornata fin dal principio anche a chi non ama particolarmente il mattino.

Parola chiave bioritmo: è dimostrato che l’orologio interno dell’essere umano ha ritmi diversi. Mentre il “gufo notturno” lavora più facilmente la sera, l’“early bird” in quell’orario ha un calo di rendimento – ma in compenso inizia la giornata lavorativa in modo molto più efficiente. Vengono meno anche gli aspetti che fanno perdere tempo in ufficio, tutti quei rituali inutili e le chiacchiere di cortesia in corridoio. In breve: quando si deve lavorare, si lavora. Il lavoro dell’ultimo minuto scaricato addosso dal collega caotico della porta accanto è a casa impensabile tanto quanto qualsiasi tipo di dress code. Che sia in calzini o in tuta: il laptop vicino alla finestra non pretende una cravatta. Anche le pause non devono più essere trascorse nel freddo cortile di cemento con una misera tazza di caffè annacquato del distributore, ma possono essere sfruttate per fare giardinaggio, cucinare, fare jogging o andare in bici da corsa – anche appuntamenti dal dentista, il cambio gomme semestrale o una visita dal parrucchiere si possono inserire nella pausa pranzo senza sottrarre giorni di ferie né ore di straordinario accumulate. E il vantaggio più grande, per finire: l’home office è pensabile in ogni casa.

Considerazioni concrete

Da qui nasce la domanda su come attuarlo concretamente nella pratica. È ovvio che non tutti gli ambiti lavorativi possono essere trasferiti nel comfort della propria casa. Così come il chirurgo deve sempre operare il paziente, anche l’assistente sociale dovrà continuare a lavorare nelle scuole o nei centri giovanili. Se però il medico emette fatture, ordina medicinali o redige referti, teoricamente può farlo anche da casa. Lo stesso vale per lo streetworker, che può scrivere i propri report a casa. Nelle professioni creative – design della comunicazione, architettura, autori o fotografi – o in quelle tecniche (assistenza ai sistemi, programmazione), a parte alcuni dettagli o meeting che non si adattano a una videoconferenza, quasi tutto può essere gestito da casa. In tutti i casi, però, una connessione a Internet è la base tecnica del lavoro: più è veloce, meglio è.

Home office – L'applicazione pratica

Connessione Internet, tecnologia e un piccolo corso di IT

Questa base di quasi ogni lavoro d'ufficio da casa oggi è in realtà presente in quasi tutte le abitazioni: un router che fornisce l'accesso a Internet in casa. Il dispositivo stesso proviene di solito dal provider di telecomunicazioni ed è dotato di interfacce per i cavi di rete e di antenne per le reti domestiche wireless, dette anche Wifi. Da un lato del router si trova quindi la rete domestica, collegata direttamente o tramite switch a uno o più computer. Dall'altro lato, una connessione Internet a banda larga (DSL, VDSL) garantisce un download e un upload rapidi dei dati e la comunicazione con il mainframe dell'azienda, a sua volta collegato a Internet. Cosa devono saper fare almeno i dispositivi dell'home office?

Roland Karl è titolare della società TraininX Computer-Service GmbH di Monaco e ogni giorno offre consulenza ad aziende e privati su ogni possibile tema legato all'IT. Anche il tema dell'“home office” è regolarmente sul tavolo. Nel suo negozio di Obersendling si prende il tempo necessario per chiarire gli aspetti fondamentali. “L'attrezzatura necessaria dipende interamente dal tipo di lavoro da svolgere”, dice subito all'inizio. “Per questo devo prima chiedermi con quale tipo di dati ho a che fare”, spiega Karl. Se si tratta di file Word o Excel, questi programmi devono naturalmente funzionare sul PC o sul laptop di casa. Per salvare documenti o dati via Internet su un server al quale possano accedere i colleghi in azienda, in linea di principio è sufficiente qualsiasi normale computer. Indica i vari computer e laptop presenti nello showroom: “Assolutamente tutto quello che c'è qui è più che sufficiente per questo scopo.”

Spesso le aziende lavorano anche con un database situato sul server aziendale. Il freelance o chi lavora in home office accede al server da casa. “A quel punto apre semplicemente una maschera di elaborazione e modifica singoli dati direttamente sul server.” Le dimensioni di questa maschera, che nella maggior parte dei casi viene visualizzata nel browser, sono però stabilite dal server e in questo caso rappresentano il fattore determinante. “È importante che il monitor di casa offra la risoluzione necessaria e sia in grado di visualizzare la maschera per intero.” Per lavori di database di questo tipo la potenza di calcolo necessaria è minima: è una questione che riguarda il gestore del server, poiché l’elaborazione vera e propria avviene sul server. “A rigore, a casa bastano un monitor adatto, mouse e tastiera e un mini computer”, spiega Karl indicando una scatola di plastica, appena più grande di un pacchetto di sigarette. Al suo interno c’è potenza a sufficienza per gestire un home office.

Un’attrezzatura decisamente più potente serve invece, ad esempio, agli architetti che lavorano con un programma CAD. “Programmi di questo tipo richiedono in genere un’elevata potenza di calcolo”, afferma Karl. Il server dello studio di architettura, invece, deve semplicemente avere capacità sufficiente per poter memorizzare i file elaborati.

Interior design: la scelta giusta della stanza

Tra il mini computer, il monitor e il mouse nel caso più essenziale e una configurazione con tre computer, comprensiva di unità di rete e stampante di rete, esistono diverse possibilità in termini di spazio necessario. Fortunato chi, tra le mura domestiche, dispone di una stanza in più da adibire a studio. Gli esperti concordano sul fatto che nella scelta della postazione di lavoro si possano fare molte cose giuste, ma anche molti errori. Per esempio, lo studio non dovrebbe essere né una cameretta senza finestre affacciata sul cortile interno, né una stanza di passaggio molto frequentata, che tutta la famiglia utilizza per qualche attività. Idealmente, l’ufficio in casa dovrebbe essere luminoso e ben arieggiato, né troppo grande né troppo piccolo, e può tranquillamente offrire un’atmosfera più accogliente rispetto all’ufficio medio di un complesso aziendale.

Non tutti hanno la possibilità di ricavare una stanza esclusivamente per il lavoro. Chi vive in un appartamento di due o tre locali può eventualmente integrare il proprio ufficio in ambienti già esistenti. Ma attenzione! Un angolo buio con scaffali a destra e a sinistra, un groviglio di cavi sul piano di lavoro e uno sgabello traballante davanti sono dannosi per la voglia di lavorare tanto quanto una postazione da montare e smontare in cucina. Il tavolo da lavoro dovrebbe essere sempre accessibile, anche senza dover prima lavare i piatti o portare la macchina da cucire nel ripostiglio. Il motto per le soluzioni di lavoro integrate è: “Se si fa, si fa bene”. Per fortuna oggi esistono molti mobili innovativi progettati proprio per questo scopo. Aiutano, ad esempio, a trasformare la parte di parete inutilizzata sotto il lucernario in una postazione di lavoro piacevolmente illuminata: moderni secrétaire che, a fine giornata, si richiudono semplicemente, dotati di passacavi integrati e di illuminazione LED a luce diurna . Naturalmente, con un po’ di fantasia e qualche flacone di lucidante per mobili, anche il vecchio tavolo da cucina della nonna può trasformarsi in un elegante strumento di lavoro.

Quanto meno spazio si ha, tanto più creativa deve essere la soluzione di lavoro per la casa. Chi ha difficoltà a integrare una superficie di lavoro adatta nella propria abitazione dovrebbe contattare un interior designer oppure conoscenti esperti che abbiano già arredato una o due case. Spesso basta un piccolo accorgimento in un punto completamente diverso della stanza per creare così tanto spazio da poter ricavare un vero home office. C’è però un errore capitale proprio all’inizio del percorso: se la scrivania deve essere inserita in camera da letto, va assolutamente separata visivamente dalla zona notte. Chi vorrebbe addormentarsi vedendo già il lavoro del giorno dopo, o addirittura doverci arrancare in mezzo circondato da un caos di fogli sparsi ovunque?

Scelta dei mobili

Dai moderni secrétaire che, a fine giornata, sembrano una mensola di design appesa alla parete, fino al classico scrivania con piano di lavoro regolabile in altezza: l’industria del mobile offre soluzioni adatte praticamente a ogni esigenza. Mentre come tavolo può andare bene più o meno qualsiasi cosa abbia un piano e spazio sufficiente per un laptop sopra, eventualmente una stampante accanto e molti cavi sotto, per la sedia vale la pena guardare con attenzione, anche e soprattutto per il bene della schiena, su che cosa si desidera accomodarsi per otto o nove ore al giorno.

Anche in questo caso i rivenditori specializzati offrono praticamente di tutto, dalla poltrona direzionale regolabile in altezza fino alla semplice sedia da scrivania con schienale regolabile – nell’ampia gamma si trovano persino sedie da ufficio il cui aspetto e le cui funzioni si ispirano al mondo delle corse. In realtà bisogna solo assicurarsi che la sedia sia comoda e che possa adattarsi almeno un po’ alle esigenze di chi lavora. Una seduta inclinabile o uno schienale che si adatta alla colonna vertebrale sono sicuramente un vantaggio.

Tutto questo può sembrare estremamente tecnico, e un tempo aveva anche quell’aspetto. Nel frattempo, però, anche i fornitori di mobili per ufficio hanno capito che molti dipendenti lavorano da casa uno o più giorni alla settimana e hanno progettato mobili nei quali la destinazione d’uso si riconosce solo in parte. Di solito hanno un design più moderno che conservatore, ma si integrano bene negli appartamenti moderni.

Illuminazione

Un aspetto che, secondo l’opinione comune degli esperti, viene maggiormente sottovalutato è l’illuminazione (si veda anche l’articolo Illuminazione in ufficio: lampadine brillanti per menti brillanti). Limitarsi a mettere sulla scrivania una vecchia lampada da tavolo come fonte di luce magari decorativa, ma tutt’altro che professionale, non è affatto sufficiente. Chi arreda un ufficio in casa dovrebbe prestare attenzione a due aspetti – indipendentemente dal fatto che trasformi la mansarda in un open space con una moderna area lounge e più postazioni di lavoro oppure che ricavi un angolo lavoro separato in camera da letto. In primo luogo, sulla superficie di lavoro dovrebbe arrivare abbastanza luce naturale e, in secondo luogo, a seconda dell’ora del giorno e dell’incidenza della luce, dovrebbero essere disponibili sufficienti fonti di luce artificiale da accendere all’occorrenza.

Più precisamente, la superficie di lavoro dovrebbe essere posizionata a un angolo di novanta gradi rispetto a una finestra, in modo che durante il giorno la luce cada sul piano della scrivania da destra o da sinistra. La luce artificiale dovrebbe provenire dal soffitto attraverso diverse fonti luminose e distribuirsi nel modo più uniforme possibile nell’ambiente. Per garantire una riflessione uniforme della luce anche nelle parti della stanza opposte alle finestre, le superfici dei mobili da ufficio dovrebbero essere possibilmente in una tonalità chiara e opaca. Per capire meglio: singole fonti luminose puntiformi creano condizioni di luce irregolari – se inoltre provengono da dietro o da davanti, si riflettono sul monitor e causano riflessi che chi lavora deve continuamente evitare. Da ciò derivano posture scorrette e tensioni muscolari – e alla fine ne risente il lavoro. Si consigliano lampade LED con temperatura di colore “luce diurna”, che oggi si trovano nei grandi negozi di arredamento a meno di 5 euro. Un’ulteriore raccomandazione: lampade fisse a luce diurna sufficientemente potenti sulla scrivania, per disporre di una luce diretta per il lavoro quando le condizioni di luminosità sono scarse.

Consigli e trucchi

Resta poi la questione dell'odioso groviglio di cavi: cavo della stampante, cavo Ethernet, magari scanner, stazioni di ricarica e telefono – tutti i dispositivi indispensabili per il lavoro quotidiano hanno la cattiva abitudine di essere collegati via cavo. I loro fili tendono ad accumularsi in grossi nodi sotto la scrivania e ad avvolgersi lentamente intorno ai piedi. Per evitare questi insidiosi attacchi di intrappolamento, si consiglia un sistema passacavi. Può essere integrato nel mobile, ma si può anche costruire da soli con una scatola da scarpe seguendo i progetti reperibili su Internet. In alternativa, si sono dimostrati efficaci i tubi normalmente utilizzati come canaline portacavi sottotraccia. Sono economici, disponibili al metro nei negozi di bricolage e non hanno nulla da invidiare ai raccoglitori di cavi “professionali”. Per distinguere i cavi USB, si sono rivelate utili anche delle semplici mollette da bucato, che tengono fermo il cavo sul bordo della scrivania. Anche le graffette vanno bene e, per di più, hanno un aspetto stylish.

L'ordine è metà della vita anche nella postazione di lavoro di casa – e quanto più questa è piccola, tanto più è vitale per lavorare con concentrazione. Prima che tanti piccoli mucchietti trasformino la ricerca dei fogli in un incubo, meglio sacrificare qualche metro quadrato di parete per una bacheca, dove tutto il materiale può essere fissato in modo ordinato con puntine, magneti o nastro adesivo. Questo non crea solo ordine, ma offre anche una rapida panoramica. I documenti dei progetti conclusi possono poi essere conservati comodamente in scatole di cartone, impilati in un'elegante torre di scatole – e selezionati regolarmente.

Infine, naturalmente, non deve mancare il tocco personale, se non si è già espresso nella scelta dei mobili da ufficio e dei materiali. Qualche pennellata del proprio colore preferito sulla parete trasforma l'angolo di lavoro in uno spazio accogliente che, anche visivamente, diventa una vera isola operativa. Una vecchia cornice con una foto delle vacanze o la copertina del proprio disco preferito sulla scrivania conferisce un ulteriore tocco personale alla postazione di lavoro – e fiori freschi o una pianta in vaso contribuiscono a integrare stilisticamente l'area di lavoro con il resto dell'abitazione. Tuttavia, nell'home office come nell'ufficio open space vale sempre la stessa regola: less is more.

Valutare le preferenze personali

Chi trasferisce il proprio posto di lavoro tra le mura di casa non può contare solo su vantaggi piacevoli. Secondo il Deutsches Institut für Wirtschaftsforschung, chi lavora da casa accumula circa il doppio delle ore di straordinario. Mentre i colleghi in ufficio possono lasciarsi il lavoro alle spalle, nell'home office i confini tra lavoro e vita privata si fanno più sfumati. La comoda sedia da ufficio sembra quasi invitare a lavorare di più.

Per evitare che ciò accada, è necessario un alto grado di autodisciplina. Durante l'orario di lavoro, le distrazioni vanno ridotte al minimo per poter concentrare l'attenzione su ciò che conta davvero. Chi accetta questa sfida può però godere dei vantaggi spesso citati:

• maggiore facilità nel conciliare lavoro e famiglia
• organizzazione flessibile degli orari di lavoro
• risparmio di tempo e costi negli spostamenti verso l'ufficio

Vantaggi dell'home office

Per capire se questa ampia gamma di vantaggi possa davvero arricchire anche la propria quotidianità lavorativa, è necessario andare oltre la teoria. Chi decide, anche solo in via sperimentale, di spostare il lavoro tra le mura di casa, sviluppa rapidamente una sensibilità per i vantaggi individuali dell'home office. Forse si tratta di un'opportunità per organizzare in futuro almeno una parte dell'orario di lavoro con maggiore libertà. Chi invece esita a fare questo passo, per il momento non potrà cogliere i vantaggi dell'home office.

Scarsa produttività in home office?

La produttività del proprio tempo di lavoro in home office dipende in definitiva non solo da un ambiente di lavoro piacevole con scrivania, computer e sedia da ufficio. In effetti, molti datori di lavoro sono restii a prendere i noti vantaggi dell'home office come spunto per un nuovo concetto di lavoro, perché temono un calo della produttività dei loro dipendenti.

Gli esperti sottolineano invece che l'introduzione di routine fisse nella quotidianità lavorativa e una chiara definizione degli obiettivi per la singola giornata di lavoro pesano più della mancanza di pressione sociale dovuta all'assenza di controllo da parte di capo e colleghi. Molti dipendenti che evidenziano i vantaggi dell'home office ritengono addirittura di riuscire a fare di più grazie all'ambiente di lavoro tranquillo. Per questo vale la pena osare questo cambiamento almeno temporaneamente.