Scrivania pulita?

L’esperienza lo insegna, i padroni lo esigono e numerosi studi lo dimostrano più o meno chiaramente: il posto di lavoro va riordinato a intervalli regolari. Certo, i sostenitori della teoria secondo cui un certo grado di ordine primario sulla scrivania favorisce la creatività non hanno torto. Tuttavia, è anche vero che quando c’è un certo livello di caos, la produttività sul posto di lavoro è gravemente ostacolata. Di tanto in tanto, anche il più bel disordine creativo deve cedere il passo a un ordine ponderato. Quando si tratta della “piccola pulizia della scrivania”, gli esperti consigliano un’azione rapida e ben ponderata.

È divertente iniziare la prossima giornata lavorativa rilassati e con ordine sul posto di lavoro. Nessuna domanda. Ma cosa ne pensi di iniziare ogni giorno della tua vita in modo rilassato, equilibrato e armonioso?

• Il sistema a quattro campi per un successo rapidoe
• Perché dovrei mantenere l'ordine in ufficio?
• Come faccio a creare ordine in ufficio?
• L’ordine sul posto di lavoro favorisce la concentrazione?
• Conclusione

Il sistema a quattro campi per un successo rapido

Una cosa subito: un po' di ordine non mette ordine sul posto di lavoro e, nella migliore delle ipotesi, ritarda il problema. Inoltre, un angolo pulito non è sinonimo di un luogo di lavoro organizzato in modo sensato. Implementato come progetto concreto, anche la peggiore pulizia della scrivania non richiede più di tre ore. Il pavimento davanti alla scrivania diventa il tuo migliore amico e aiutante, motivo per cui ti consigliamo di aspirare prima il pavimento attorno al piano di lavoro. L'intera scrivania, i suoi cassetti, i mobili base e il piano di lavoro vengono quindi completamente sgombrati. Tuttavia, non ha molto senso avere tutte le tue cose in mano e poi rimetterle dove erano.

Un sistema a quattro campi aiuta nella raccolta differenziata e nello smaltimento. Il pavimento attorno al posto di lavoro è diviso in quattro campi immaginari, a ciascuno assegnato un significato: “Rifiuti”, “Inoltro”, “Importante” e “Acuto”. Ciò significa che ogni parte – dal singolo post-it alla calcolatrice – va in uno di questi campi in modo che possa essere riposta in seguito. Gli esperti consigliano di pensare in anticipo a un sistema, da sinistra a destra o da esterno a interno: non importa. L'importante è che ogni foglio, ogni penna, ogni fascicolo e ogni cartella venga prelevato individualmente dal posto di lavoro e ritirato una sola volta. Non ci sono pile intermedie, ci vuole solo tempo. “Rifiuti” si spiega da sé. “Inoltro” raccoglie tutto ciò che può essere delegato o che deve essere portato altrove, ad esempio in archivio, in biblioteca o sullo scaffale.

Le cose che devono essere riposte nel cassetto o sulla scrivania e su cui lavorare dopo la piccola pulizia della scrivania vengono posizionate nella casella della griglia "Importante" quando si ordina sul posto di lavoro. Se vuoi, puoi approfittare del fatto che hai già riflettuto brevemente sull'argomento in questione e scrivere il prossimo passo su un post-it e incollarlo sopra. Questo fa risparmiare un po' di tempo per il lavoro successivo, ma fai attenzione: non diventare mentale, solo una o due parole chiave e niente romanzi elaborati. “Akut” raccoglie le cose che possono essere fatte immediatamente o subito dopo l'operazione di pulizia e richiedono meno di qualche minuto: timbrare, firmare e inoltrare una lettera, fissare un appuntamento o rinviare un incontro, per esempio.

Quindi, eccoci qui: la ricevuta per orsetti gommosi e caramelle per la tosse? Sciupare! La tosse si calma da sola? Se sono ancora commestibili: regalateli – portateli a casa con voi. Se hanno un rivestimento opaco o hanno un odore strano: vai allo scontrino. Una penna a sfera che non funziona più e per la quale volevi cercare una nuova ricarica: rifiuti. La cartellina con le idee per nuovi progetti: attaccaci sopra un post-it, “pulisci!” scrivilo sopra e inseriscilo nel campo “Importante”. Un file su cui il post-it “urgente” sembra già un po’ croccante? Leggi e inoltra, cioè delega, o nel campo importante.

Una volta che la superficie del tavolo è stata completamente ripulita, i cassetti sono stati svuotati e lo schedario è stato liberato dai vecchi oggetti, si passa all'armadietto delle pulizie: tutte le superfici vengono pulite, il computer, la tastiera e la stampante vengono spolverati e i cassetti vengono aspirati. Innanzitutto, gli oggetti di cui hai bisogno ogni giorno vengono rimessi al loro posto. Avete letto bene: il loro posto. E a ciò che non ha uno spazio ne viene assegnato uno o viene interrogato brevemente ma violentemente: ho davvero bisogno di due perforatori di dimensioni diverse, tre righelli, circa 25 penne e due portapenne per lavorare? Le cose inutili tornano nel deposito o, a seconda del loro stato, nella spazzatura.

Successivamente le gomme da cancellare, un massimo di cinque matite e altrettante penne a sfera o fineliner vengono sistemate nel cassetto in alto della scrivania, il blocco note viene messo accanto al telefono e la posta non letta finisce in un piccolo cestino che prima fungeva da discarica per figurine di uova a sorpresa, punto di scarico di graffette e deposito temporaneo di biglietti di auguri e il cui contenuto è finito praticamente tutto nel campo dei "rifiuti". In breve: il Scrivania viene ordinato secondo la vecchia logica, ma anche secondo le esigenze attuali, quindi si dedica meno tempo a laboriose ricerche sul lavoro. Il cestino della spazzatura va nel cestino e le cose nella casella "avanti" vanno nel luogo o nella persona a cui devono andare. Completare? Pulito? Congratulazioni, missione compiuta.

IL SISTEMA A OTTO PUNTI PER L'ORDINE PERMANENTE

Come è noto, il caos sul posto di lavoro non nasce da solo, ma aumenta in misura considerevole. Una tazza di caffè non risciacquata si trasforma rapidamente in due o tre - e nessuno sa davvero da dove provenga la quarta. Questa stampa, che avresti dovuto dedicare molto tempo a leggere e con cui fare qualcosa, è diventata da tempo una pila di documenti con contenuti simili. E il cassetto in cui sono riposte le cose che probabilmente potresti riutilizzare prima o poi ma che non hai mai più usato, presto sarà traboccante.

Quindi, anche se sei una brava persona, è una buona idea aggiungere due date all'anno al tuo calendario: “Piccola pulizia della scrivania”. Dato che il periodo natalizio è piuttosto stressante e gennaio è più casual, gennaio e giugno sono consigliati come buone scelte: se ci si avvicina ogni sei mesi, la campagna non richiederà molto tempo.

Segue otto punti Dovresti comunque tenerlo a mente tutto l'anno.

1. Rimetti a posto: lascia che le cose vivano al loro posto e rimettile a posto dopo l'uso.
2. Buttare via: utilizzare immediatamente il cestino.
3. Prendere nota: un grande blocco note al posto di tante piccole note che possono facilmente scomparire facilita il lavoro quando i numeri di telefono devono essere inseriti nella rubrica e gli appuntamenti devono essere inseriti rapidamente nel calendario corretto la sera.
4. Struttura: Lo stesso sistema di archiviazione sul computer come alla scrivania e la stessa struttura per le cartelle fisiche e digitali aiuta a mantenere il posto di lavoro in ordine e a trovare le cose velocemente.
5. Archiviazione gerarchica: le cose più attuali vanno in alto e quelle meno urgenti in fondo.
6. Domina i cavi: ordina le strisce e, idealmente, lascia che i cavi aggrovigliati scompaiano completamente nelle scatole.
7. Fate attenzione all'assortimento: conservate gli oggetti che usate spesso vicino e quelli che usate raramente più lontano.
8. Riordinare la sera: Se organizzi la tua scrivania ogni sera, inizierai la giornata lavorativa successiva più rilassato.

Perché dovrei mantenere l'ordine in ufficio?

Dovresti tenere l'ufficio in ordine perché lo desideri. Tuttavia, spesso ti accorgi che ti manca la motivazione. Ci sono due buoni motivi per cui dovresti fare declutter.

1. Il posto di lavoro riflette la tua vita interiore e dice a chi ti circonda che tipo di personalità sei.
2. I capi amano gli uffici e le superfici di lavoro ben ordinate. Lo psicologo Cary Cooper ha scoperto dopo il suo sondaggio che quattro manager su cinque scelgono dipendenti che hanno una scrivania ordinata.

L'ufficio funge da superficie di proiezione: molte persone associano una segretaria disordinata a una personalità instabile. Sappiamo che è una sciocchezza mettere i colleghi nei cassetti. Ma trascorriamo molto tempo al lavoro e non possiamo evitare di personalizzare il nostro posto di lavoro. Una o due piante, foto di famiglia, cioccolata o il vostro libro preferito per la pausa pranzo. Inconsciamente, riveli molto di te stesso nel tuo ambiente di lavoro. I tuoi colleghi sanno come lavori, conoscono le tue preferenze e, in base ai tuoi status simboli, giudicano se usi i gomiti per arrivare in cima.

Creare ordine sul posto di lavoro ha senso. Hai un'enorme influenza su come vuoi essere visto da chi ti circonda.

Come faccio a creare ordine in ufficio?

L'opzione più semplice e veloce: procurati una scatola spaziosa. Spazza tutto quello che c'è lì dentro. Si asciugano tutti Mobili per ufficio con un panno umido. Per prima cosa, prendi tutte le cose importanti fuori dalla scatola e assegna loro un posto. Poi fai il resto. Smaltisci gli oggetti che non ti servono più senza battere ciglio. Et voilà: riordina la tua scrivania! Ordine sul posto di lavoro! Ufficio ordini!

L’ordine sul posto di lavoro favorisce la concentrazione?

Un sonoro sì. Dopo aver pulito a fondo la vostra postazione di lavoro potrete affrontare le esigenze del lavoro quotidiano in modo più consapevole e concentrato. Eviti lo stress interno e risparmi la risorsa più importante della tua vita: il tempo.

Conclusione

Creare ordine sul posto di lavoro può essere molto divertente una volta capito che sei tu il responsabile. Influenzano il modo in cui vieni percepito e quali abilità ti vengono attribuite. Ottieni maggiore concentrazione e tempo. Guadagni qualità di vita. Questo ti convince?

Il consiglio dell'esperto: metti in ordine la tua scrivania

Inizia con la concentrazione!

Affinché tu possa lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, il tuo tavolo di lavoro dovrebbe essere il più vuoto possibile. Metti qui solo le cose di cui hai veramente bisogno e che vuoi fare presto.
Le cose che sono rimaste lì incustodite per anni possono essere smaltite in modo sicuro. Gli oggetti di cui hai bisogno spesso dovrebbero essere a portata di mano.