Scrivania pulita?

L’esperienza lo insegna, i capi lo richiedono e numerosi studi lo dimostrano in modo più o meno chiaro: la postazione di lavoro dovrebbe essere riordinata a intervalli regolari. Certo, i sostenitori della teoria secondo cui un certo grado di caos creativo sulla scrivania può favorire la creatività non hanno tutti i torti. Tuttavia è anche vero che, superato un certo livello di disordine, la produttività sul lavoro viene fortemente ostacolata. Di tanto in tanto, quindi, anche il più bel disordine creativo deve lasciare spazio a un ordine ben studiato. Gli esperti consigliano, quando si parla di “piccola pulizia straordinaria della scrivania”, di agire con decisione ma seguendo un piano preciso.

È piacevole iniziare la giornata lavorativa successiva in modo rilassato, con la postazione di lavoro in ordine. Non c’è dubbio. Ma cosa ne direbbe di cominciare ogni giorno della Sua vita in modo sereno, equilibrato e armonioso?

• Il sistema a quattro aree per ottenere risultati rapidie
• Perché dovrei mantenere l’ordine in ufficio?
• Come faccio a mettere ordine in ufficio?
• L’ordine sul posto di lavoro favorisce la concentrazione?
• Conclusione

Il sistema a quattro aree per ottenere risultati rapidi

Prima di tutto una cosa: riordinare un po’ non basta per mettere ordine nella postazione di lavoro e al massimo rimanda il problema. Inoltre, un angolo pulito non significa ancora avere una postazione organizzata in modo sensato. Se affrontata con decisione come attività concreta, anche la peggiore pulizia della scrivania non richiede più di tre ore. Il migliore amico e alleato diventa il pavimento davanti alla scrivania: per questo conviene innanzitutto passare l’aspirapolvere nell’area intorno alla postazione di lavoro. Successivamente si svuota completamente la scrivania, i suoi cassetti, i mobili sotto la scrivania e il piano di lavoro. Tuttavia serve a ben poco prendere in mano una volta tutti i propri oggetti per poi rimetterli esattamente dove si trovavano prima.

Un sistema a quattro aree aiuta a suddividere e buttare via. Il pavimento intorno alla postazione di lavoro viene diviso in quattro aree immaginarie, a ciascuna delle quali viene assegnato un significato: “Rifiuti”, “Da inoltrare”, “Importante” e “Urgente”. In questo modo ogni oggetto – dal singolo post-it alla calcolatrice – finisce coerentemente in una di queste aree, per poter poi essere riposto in modo sensato. Gli esperti consigliano di pensare prima a un sistema, da sinistra a destra oppure dall’esterno verso l’interno – non importa. L’importante è che ogni foglio, ogni penna, ogni pratica e ogni raccoglitore venga rimosso singolarmente dalla postazione di lavoro e preso in mano una sola volta. Non devono esserci mucchietti intermedi, perché fanno solo perdere tempo. “Rifiuti” si spiega da sé. “Da inoltrare” raccoglie tutto ciò che può essere delegato o che deve essere portato altrove, ad esempio in archivio, restituito in biblioteca o rimesso nello scaffale dei libri.

Nel riquadro dedicato a ciò che è “Importante” nell’organizzazione del posto di lavoro vanno le cose che, dopo una piccola pulizia generale della scrivania, devono tornare subito nel cassetto o sulla scrivania ed essere gestite. Se vuole, può sfruttare il fatto di aver già riflettuto brevemente sul rispettivo tema e annotare su un Post-it il passaggio di lavoro successivo, attaccandolo sopra. Questo fa risparmiare un po’ di tempo per il lavoro successivo, ma attenzione: non ci pensi troppo, solo una o due parole chiave e niente romanzi elaborati. “Urgente” raccoglie invece le cose che possono essere svolte subito o immediatamente dopo l’operazione di riordino e che richiedono meno di pochi minuti: affrancare una lettera, firmarla e inoltrarla, fissare un appuntamento o rimandare un incontro, per esempio.

Allora, si comincia: lo scontrino per gli orsetti gommosi e le caramelle per la tosse? Rifiuti! Le caramelle per la tosse stesse? Se sono ancora consumabili: inoltrare, cioè portarle a casa. Se invece hanno assunto una patina opaca o emanano uno strano odore: con lo scontrino. Una penna a sfera che non scrive più e per la quale prima o poi voleva cercare una nuova ricarica: rifiuti. Il raccoglitore con le idee per nuovi progetti: attaccarci un Post-it, scriverci “Fare pulizia!” e metterlo nel riquadro “Importante”. Una pratica su cui il Post-it “Urgente” ha già un’aria un po’ vissuta? La sfogli rapidamente e poi la inoltri, cioè la deleghi, oppure la metta nel riquadro Importante.

Quando il piano della scrivania è completamente sgombro, i cassetti svuotati e l’archivio libero dai vecchi accumuli, il passo successivo porta al ripostiglio delle pulizie: tutte le superfici vengono pulite, computer, tastiera e stampante spolverati e i cassetti aspirati. Per primi tornano al loro posto gli oggetti di uso quotidiano. Ha letto bene: al loro posto. E ciò che non ha un posto, ne riceve uno oppure viene messo brevemente ma seriamente in discussione: mi servono davvero due perforatori di dimensioni diverse, tre righelli, circa 25 penne e due portapenne per lavorare? Le cose superflue tornano in magazzino oppure, a seconda delle condizioni, finiscono nei rifiuti.

Dopodiché gomma da cancellare, al massimo cinque matite e altrettante penne a sfera o fineliner trovano posto nel cassetto superiore della scrivania, il blocco per appunti va accanto al telefono e la posta non letta in un piccolo cestino che prima fungeva da deposito per le sorpresine degli ovetti, raccoglitore di graffette e magazzino temporaneo per biglietti d’auguri e il cui contenuto è finito quasi completamente nel riquadro “Rifiuti”. In breve: la scrivania viene organizzata secondo la logica abituale, ma anche in base alle esigenze attuali: così durante il lavoro si perde meno tempo in ricerche complicate. Il cestino va svuotato e le cose che si trovavano nel riquadro “Inoltrare” vengono messe al loro posto o consegnate alla persona a cui devono andare. Finito? Pulito? Congratulazioni, missione compiuta.

IL SISTEMA IN OTTO PUNTI PER UN ORDINE DURATURO

Come noto, il caos sul posto di lavoro non nasce dal nulla, ma riesce comunque a moltiplicarsi in misura notevole. Da una tazza di caffè non lavata si passa in fretta a due o tre – e da dove sia arrivata la quarta, davvero nessuno lo sa. Da quella singola stampa, che si voleva leggere con calma e utilizzare in qualche modo, è nato da tempo un mucchio di documenti simili. E anche il cassetto in cui si conservano cose che potrebbero tornare utili prima o poi, ma che in realtà non sono mai più servite, finisce presto per traboccare da tutte le parti.

Conviene quindi, anche se di indole si è persone ordinate, segnare due appuntamenti all’anno in agenda: “Piccola grande pulizia della scrivania”. Poiché il periodo natalizio è piuttosto stressante e gennaio è più tranquillo, gennaio e giugno sono un’ottima scelta – affrontata con un ritmo semestrale, l’operazione richiede anche meno tempo.

Tuttavia, i seguenti otto punti andrebbero seguiti durante tutto l’anno.

1. Rimettere a posto: lasciare gli oggetti al loro posto e riporli dopo l’uso.
2. Buttare via: usare subito il cestino.
3. Prendere nota: un grande foglio per appunti invece di tanti foglietti che possono sparire facilmente semplifica il lavoro, se la sera si vogliono trasferire rapidamente i numeri di telefono nella rubrica e gli appuntamenti nel calendario giusto.
4. Strutturare: usare lo stesso sistema di archiviazione sul computer e sulla scrivania, e la stessa struttura per le cartelle fisiche e digitali, aiuta a mantenere ordine sul posto di lavoro nel tempo e a trovare rapidamente ciò che serve.
5. Archiviazione gerarchica: in alto ciò che è più urgente, sotto ciò che è meno pressante.
6. Raggruppare i cavi: mettere in ordine i fili e, se possibile, nascondere completamente il groviglio di cavi in apposite scatole.
7. Considerare la portata: tenere vicino ciò che si usa spesso, più lontano ciò che si usa di rado.
8. Riordinare la sera: chi mette in ordine la scrivania ogni sera inizia il giorno lavorativo successivo con più tranquillità.

Perché dovrei mantenere l’ordine in ufficio?

Dovrebbe mantenere l’ordine in ufficio perché lo desidera. Tuttavia, spesso si accorge che le manca la motivazione. Ci sono due buoni motivi per cui dovrebbe riordinare.

1. Il posto di lavoro rispecchia il suo mondo interiore e rivela al suo ambiente lavorativo quale tipo di personalità è.
2. I capi amano uffici e postazioni di lavoro ben in ordine. Dopo il suo sondaggio, lo psicologo Cary Cooper ha scoperto che quattro manager su cinque preferiscono collaboratori che presentano una scrivania ordinata.

L’ufficio funge da superficie di proiezione: molte persone associano una scrivania disordinata a una personalità instabile. Sappiamo che è assurdo incasellare i colleghi. Tuttavia trascorriamo molto tempo al lavoro e non possiamo fare a meno di personalizzare il nostro posto di lavoro. Una o due piantine, foto di famiglia, cioccolata o il libro preferito per la pausa pranzo. Inconsapevolmente rivela molto di sé al suo ambiente di lavoro. I colleghi sanno come lavora, conoscono le sue preferenze e, in base ai suoi status symbol, valutano se usa i gomiti per arrivare in cima.

Creare ordine sul posto di lavoro ha senso. Ha una grande influenza su come desidera essere vista dal suo ambiente.

Come faccio a mettere ordine in ufficio?

La variante più rapida e semplice: si procuri una scatola capiente. Ci butti dentro tutto quello che è in giro. Pulisca tutti i  mobili da ufficio con un panno umido. Dalla scatola tiri fuori prima tutte le cose importanti e assegni loro un posto. Poi si occupi del resto. Gli oggetti che non servono più li elimini senza pensarci due volte. Et voilà: ordine sulla scrivania! Ordine sul posto di lavoro! Ordine in ufficio!

L’ordine sul posto di lavoro favorisce la concentrazione?

Un chiaro sì. Dopo aver dato al suo posto di lavoro una pulizia accurata, può affrontare le esigenze della quotidianità lavorativa in modo più consapevole e concentrato. Evita lo stress interiore e risparmia la risorsa più importante della sua vita: il tempo.

Conclusione

Mettere ordine sul posto di lavoro può essere davvero divertente, non appena capisce di avere tutto sotto controllo. Influenza il modo in cui viene percepita e quali capacità le vengono attribuite. Guadagna una migliore concentrazione e più tempo. Guadagna qualità della vita. Questo la convince?

Consiglio dell’esperto: sgomberi la sua scrivania

Parta con concentrazione!

Per avere la possibilità di lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, il suo tavolo da lavoro dovrebbe essere il più libero possibile. Collochi qui solo le cose di cui ha davvero bisogno e che vuole sbrigare al più presto.
Le cose che vi giacciono inosservate da anni possono essere tranquillamente eliminate. Gli oggetti di cui ha bisogno più spesso dovrebbero essere a portata di mano.