È nell’interesse di ogni manager fare in modo che i propri collaboratori si sentano a proprio agio sul posto di lavoro. E anche per il clima aziendale un tocco personale qua e là su una scrivania ordinata può essere davvero utile, come dimostrano numerosi studi. La foto dei figli aggiornata regolarmente, per esempio, offre l’occasione di parlare con il collega o la collega anche di qualcosa di diverso rispetto al nuovo programma di contabilità. Il piccolo stemma della squadra invita a fare due chiacchiere sui risultati della squadra di Bundesliga dello scorso weekend. Come in quasi tutte le questioni della vita, però, anche in questo caso è la misura a fare la differenza tra “favorevole all’atmosfera” e “dannoso per la carriera”.
La scrivania come biglietto da visita del collaboratore
Perché, proprio come per l’ordine sul posto di lavoro, anche con gli oggetti personali la questione è delicata: il capo nota certamente lo stato della postazione di lavoro e ne trae le proprie conclusioni. Certo, nessun superiore avrà nulla in contrario se un collaboratore sistema una pianta, qualche foto o un (!) gagliardetto da tifoso. Anche se pure qui esistono eccezioni, che soprattutto i nuovi collaboratori dovrebbero chiarire il prima possibile, prima di installare per esempio una sfera da discoteca sopra la scrivania o rivestire all’uncinetto la sedia da ufficio. Un possibile criterio di esclusione è, per esempio, la presenza di contatto con i clienti in ufficio; su questo tema le aziende spesso seguono linee guida proprie, che naturalmente vanno rispettate. E anche se queste mancassero, non guasta dare uno sguardo attento al reparto o persino all’ufficio del superiore: se il capo o i colleghi hanno oggetti privati sulla scrivania, allora un po’ di decorazione sarà in linea di principio consentita. Chi vuole andare sul sicuro affronta semplicemente l’argomento.
L’ufficio come biglietto da visita
In linea di principio, un ufficio, soprattutto un open space, è anche un biglietto da visita che dice molto sul carattere dell’azienda. Regna piuttosto un’atmosfera accogliente con molto spazio per l’individualità oppure una vita lavorativa dal design curato e chiaramente strutturata, in cui caratteristiche o esigenze personali vengono subordinate al piano di lavoro? Anche le scrivanie permettono di trarre conclusioni sul carattere del collaboratore: chi decora la propria postazione con discrezione e con un certo senso dello stile, probabilmente sta volentieri in ufficio. Chi invece “guarnisce” la propria scrivania al massimo con strumenti di lavoro o con avanzi della pausa pranzo come bustine di senape o tovagliolini da fast food, probabilmente ha fretta di tornare a casa. In definitiva, l’aspetto richiesto dipende anche dal settore in cui opera l’azienda. L’ufficio contabilità di una compagnia assicurativa sarà chiaramente diverso dal laboratorio creativo di un’agenzia di fashion design.
Vale anche per la scrivania: la giusta misura fa la differenza
Come sempre, conta la giusta misura. I collaboratori la cui scrivania sembra una bancarella di chincaglierie a Ballermann vengono classificati da superiori, colleghi ed eventuali visitatori piuttosto come caotici, poco professionali o trasandati. Nel caso dei colleghi che sulla scrivania hanno poco più di un computer e un foglio di carta, viene spontaneo pensare di avere a che fare con un collaboratore banale, poco creativo o addirittura improduttivo. Di conseguenza vale quanto segue: gli eserciti di sorpresine degli ovetti, le brigate di macchinine Matchbox o le collezioni di peluche stanno meglio sulla mensola di casa; una lampada da ufficio personale, la foto di famiglia o delle vacanze in una cornice oppure una pianta da ufficio ben curata possono invece stare tranquillamente sulla scrivania. Secondo alcuni studi, una postazione di lavoro arredata in questo modo favorisce addirittura la creatività e per questo è spesso apprezzata anche dai superiori.
La decorazione della scrivania come questione giuridica
Ma dal punto di vista del diritto del lavoro, qual è la situazione: i dipendenti hanno diritto a organizzare liberamente la propria postazione di lavoro? Una risposta netta è sì e no! Il tema ha due facce perché il potere direttivo del superiore entra in conflitto con il diritto della personalità del lavoratore. Per esempio, il capo ha ragione quando argomenta con il contatto con i clienti. Dopotutto i suoi collaboratori rappresentano l’azienda nei confronti dei clienti anche attraverso le loro postazioni di lavoro. Nell’open space le questioni di gusto personale sono meno rilevanti, ma restano comunque chiaramente contestabili. Il capo può intervenire meno di tutti nel singolo ufficio, che normalmente nessun cliente vede mai.
E nemmeno dovrebbe. Questa è almeno la conclusione degli autori di alcuni studi, secondo cui anche una postazione di lavoro decorata può contribuire a far sì che i dipendenti si identifichino maggiormente con il proprio lavoro. Naturalmente esistono anche dei limiti, ad esempio quando qualcuno potrebbe sentirsi infastidito dagli oggetti decorativi. Il pin-up Playboy del mese non ha nulla da fare sulla bacheca, così come un apribottiglie a forma di fallo nel portapenne o cartoline con doppi sensi appese al monitor. Tutto ciò viene considerato sessista e quindi chiaramente discriminatorio. Se un dipendente si lamenta di materiale offensivo sulla scrivania accanto, il capo deve intervenire.
Abbigliamento, scarpe, cosmetici o borse
Allo stesso modo, anche cosmetici, scarpe o borse non hanno posto sul luogo di lavoro. Naturalmente è utile avere in ufficio un cambio di abiti e nessun superiore avrà nulla da obiettare in merito. Potrebbe però averne riguardo al luogo in cui vengono conservati. I vestiti dovrebbero essere riposti in modo da non essere visibili. Se in ufficio non sono disponibili armadi guardaroba, il cassetto della scrivania può tranquillamente essere trasformato in un mini guardaroba. Anche smalto per unghie, creme per le mani, spazzolini da denti o deodoranti spray non hanno nulla da fare sulla scrivania e dovrebbero essere tenuti al chiuso. Altri oggetti personali, come il libro che un dipendente pendolare sta leggendo in treno andando al lavoro o gli occhiali da sole, normalmente possono invece essere lasciati sulla superficie della scrivania.
E per quanto riguarda le piante in ufficio?
In linea di massima, non c'è nulla da eccepire neppure sulle grandi piante in ufficio (vedi anche l'articolo Piante in ufficio). In generale, infatti, il verde fresco migliora l'aria in ufficio e crea piacevoli accenti visivi che, come dimostrato, rilassano la vista. Inoltre, difficilmente ci saranno persone che considerino una pianta qualcosa di antiestetico. Tuttavia vale anche qui: chiedere prima. Soprattutto nei casi limite, ad esempio se si vuole portare una yucca alta quanto un uomo o il ficus ereditato da zia Gertrude, è meglio chiedere prima il consenso del capo e dei colleghi. Per i vasi da fiori appoggiati a terra e non sulla scrivania, bisogna fare attenzione che non ostruiscano le vie di fuga e violino così le norme antincendio.
Spostare i mobili in ufficio solo con l'OK del capo
Il confine tra la decorazione della postazione di lavoro e un intervento di architettura d'interni viene superato quando si iniziano a spostare i mobili. I dipendenti non possono intervenire nell'organizzazione dell'ufficio spostando la propria scrivania, mettendo la sedia da ufficio dall'altro lato della stessa o addirittura trasformando uno scaffale in divisorio. Se, ad esempio, un dipendente monta un'intera parete di librerie, anche questo non è possibile senza la previa autorizzazione del capo. Questi lavori di riorganizzazione diventano peraltro discriminatori quando mobili o ripiani vengono disposti in modo tale da non dover più vedere il collega della scrivania accanto.