L'ufficio open space ha dei vantaggi: meglio di una stanza singola?

L’ufficio open space presenta vantaggi di cui le aziende possono trarre vantaggio. Ciò che è importante è una buona struttura e regole chiare che rendano possibile la collaborazione. L’organizzazione del posto di lavoro e l’organizzazione dell’ufficio come spazio svolgono un ruolo importante.

Troppo rumore, troppa distrazione, atmosfera non piacevole (in senso letterale e figurato): gli uffici open space non sono apprezzati ovunque. Lavoro concentrato in ufficio: cosa posso fare? è spesso difficile qui, perché il Scrivania sta vicino insieme al vicino che Sedia da ufficio scricchiola, l'aria è soffocante. In origine, l’unico grande ufficio per tutti aveva lo scopo di favorire la comunicazione tra colleghi e all’interno del team. Percorsi brevi, consulenza e assistenza sempre disponibili: questi sono pensieri nobili. E proprio l’ufficio open space offre questi vantaggi. Ma affinché funzioni davvero, è necessario tenere conto di alcune cose. Da un lato l'ufficio open space non porta solo vantaggi in ogni azienda, dall'altro dipende dall'arredamento giusto. È necessario rispettare regole chiare affinché tutti i dipendenti si sentano a proprio agio e possano lavorare in modo produttivo.

• Ufficio open space: regole, organizzazione, strutture
• L’ufficio open space presenta dei vantaggi? Quale?
• Cosa parla contro un ufficio open space?
• Conclusione: consigli per l'organizzazione dell'ufficio: ecco quanto può essere grande un ufficio open space

Regole, organizzazione, strutture: un ufficio con tante postazioni non basta

Spesso piccoli cambiamenti rendono il lavoro in un ufficio open space molto più piacevole. Il datore di lavoro dovrebbe prestare particolare attenzione all'acustica ambientale: gli elementi fonoassorbenti possono migliorare enormemente l'atmosfera lavorativa. Il Organizzazione dell'ufficio è adattato con suggerimenti e trucchi: i dispositivi rumorosi come stampanti, scanner e fotocopiatrici non dovrebbero stare in ufficio, ma nel corridoio o in una stanza vicina. Se diventa troppo rumoroso, ci sono diverse opzioni:

• Una stanza silenziosa garantisce che i singoli dipendenti possano ritirarsi e lavorare indisturbati.
• I tappi per le orecchie possono aiutare a bloccare il fastidioso rumore dei tasti. Ma non tutte le persone riescono a sopportare i “tappi da sparo”, perché anche i rumori del proprio corpo sono fastidiosi.
• Le cuffie e una selezione base di musica tranquilla senza testi bloccano i rumori fastidiosi e possono favorire la concentrazione.
• L'orario flessibile consente all'ufficio di diventare un po' più vuoto in determinati orari, e l'home office è anche un modo per alleviare la pressione sui grandi spazi ufficio, almeno su base giornaliera.

REGOLE DEL GRANDE UFFICIO

Accordi chiari tra i dipendenti prevengono attriti (Regole per l'ufficio open space): gli accordi relativi alla temperatura ambiente e alla ventilazione sono importanti tanto quanto le norme chiare relative alle telefonate ad alto volume, ai pasti sul posto di lavoro e altro ancora. Un ufficio open space e regolamentato funziona, ma la speranza di una considerazione reciproca non funziona.

TUTTI LAVORANO NELLO STESSO UFFICIO, NEL PROPRIO POSTO DI LAVORO

In un ufficio open space tutti si siedono in una stanza, ma devono esserci comunque le proprie scrivanie. I singoli tavoli e postazioni di lavoro devono consentire l'organizzazione individuale dell'ufficio. Perché ognuno lavora in modo leggermente diverso, ha bisogno del proprio ordine sul posto di lavoro e utilizza un sistema di archiviazione diverso dagli altri quando organizza il proprio ufficio. E questo è importante anche oggi, perché non tutto è digitale al 100%. Ci sono ancora documenti da maneggiare, appunti da prendere, tazze da caffè necessarie e simili.

Chi ha il proprio posto di lavoro dove va selezionato in base alle proprie esigenze. Tavoli e sedie possono diventare disorganizzati se un dipendente ha bisogno di un altro spazio di lavoro. Se prendete freddo facilmente, l'ideale sarebbe non sedervi in ​​mezzo alle correnti d'aria davanti alla porta, ma piuttosto più vicino al calorifero. Le persone che spesso lasciano vagare lo sguardo lontano quando pensano e hanno bisogno di questa breve pausa per il loro cervello dovrebbero poter guardare fuori dalla finestra dal loro posto di lavoro. Tuttavia, se vuoi evitare ogni distrazione, dovresti trovare un posto in un angolo tranquillo. In ufficio l'organizzazione delle singole postazioni di lavoro, la distribuzione e gli eventuali cambiamenti funzionano solo se tutti parlano tra loro e si comportano con rispetto e apprezzamento gli uni verso gli altri.

L'arredamento è un argomento completamente diverso. L’ufficio deve essere funzionale ed economico, non c’è dubbio. ma ciò non deve avvenire a scapito dei dipendenti e della loro salute. Sedie e tavoli ergonomici, forse anche alcune scrivanie in piedi opzionali, portano tutte le superfici di lavoro e i sedili all'altezza richiesta. Il Mobili per ufficio dovrebbe essere regolabile in altezza e, naturalmente, anche l'attrezzatura elettronica dovrebbe essere egonomica. A seconda dell'anatomia personale e del modo di lavorare, i mouse standard dei computer possono causare tendiniti e gomito del tennista, mentre le tastiere possono causare cattiva postura e mal di schiena. Una postazione di lavoro piacevole ed ergonomica per ogni dipendente in un ufficio open space ha solo vantaggi e garantisce un'atmosfera più piacevole.

L’ufficio open space presenta dei vantaggi? Quale

Non tutte le aziende traggono vantaggio da un ufficio open space. Ad esempio, non ha molto senso che le persone lavorino con grande concentrazione sui propri progetti e siano piuttosto indipendenti dai colleghi. Ma questo è raramente il caso. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti coinvolti in un progetto devono comunicare tra loro e lavorare insieme in un modo o nell'altro.

Allora quali vantaggi presenta esattamente l’ufficio open space? Si è già accennato alla migliore comunicazione attraverso la vicinanza fisica dei colleghi. Altri vantaggi dell'ufficio open space includono:

• Migliore scambio di idee: Il lavoro di squadra non solo avviene più velocemente, ma anche più intensamente.
• Più creatività: Quando si lavora insieme, le idee a volte vengono riprese e ulteriormente sviluppate dai colleghi.
• Più motivazione: È più facile pensare e lavorare insieme e alle persone piace essere influenzate dal proprio umore.
• Più coesione: I team si uniscono ed è più probabile che lavorino insieme quando tutti sono nella stessa stanza e c'è vicinanza fisica.
• Efficienza: Puoi anche pianificare un incontro per scambiare idee e fissare appuntamenti per lo scambio tramite telefonata, chat o email. Sarebbe più veloce e più semplice se tutti potessero semplicemente sedersi in una stanza e parlare tra loro in qualsiasi momento.
• Migliore flessibilità: L'organizzazione in ufficio è più economica se l'ufficio open space può ospitare molti dipendenti. Dalla sicurezza alla comunicazione fino alle risorse condivise, l'ufficio open space presenta dei vantaggi.
• Meno costi: Il costo di progettazione dello spazio ufficio è inferiore con un ufficio open space.

L'ufficio open space non presenta solo vantaggi: cosa parla contro un ufficio open space?

Mantenere le cose in ordine in ufficio dovrebbe essere più facile per i dipendenti se condividono lo spazio con altri. Ma non è così e, soprattutto, la vicinanza forzata spesso favorisce il conflitto. Perché ognuno ha un'idea diversa su come mantenere l'ordine in ufficio. Altri svantaggi sono:

• Poca privacy: È già stato detto: in un ufficio open space non c'è privacy. Dall'organizzazione del lavoro al profumo delle tisane fino alla telefonata dalla scuola di tua figlia, tutto è pubblico. Secondo gli psicologi, ciò porta ad una maggiore aggressività.
• Produttività in calo: Se tutti cliccano contemporaneamente sulla tastiera del computer, arriva una chiamata qua e là, l'aria condizionata fa le fusa, un collega trascina i piedi sotto il tavolo e qualcun altro canticchia mentre lavora, la produttività diminuisce. La distrazione è causata non solo dall'elevato livello di rumore, ma anche dal movimento nella stanza, dagli odori e dalla temperatura. Questo è del tutto naturale e non ha nulla a che fare con la “sensibilità”.
• Meno soddisfazione lavorativa: Quando arriva l'aggressività, il livello di stress aumenta e il potenziale conflitto deve essere costantemente affrontato, ciò ha un impatto negativo sulla salute e sulla motivazione dei dipendenti. Ma anche la psiche ne risente, il lavoro viene percepito come stressante e il divertimento diminuisce. Di conseguenza, l’atmosfera lavorativa ne risente, il che riduce ulteriormente la soddisfazione.
• Cattiva aria e cattiva luce: Gli impianti di climatizzazione regolano la temperatura ambiente, ma non in base alle esigenze individuali. Inoltre, l’aria dell’impianto, che spesso è troppo secca e ha un odore viziato, è più difficile da tollerare. Inoltre è presente la luce artificiale, che non può in alcun modo sostituire la luce naturale. Entrambi possono portare a disagio e persino a problemi di salute.
• Ancora casi di malattia: Gli studi hanno rilevato che il 90% di coloro che lavorano in uffici open space riferiscono effetti negativi sulla salute. Negli uffici open space le assenze dei dipendenti sono maggiori per malattia e sono assenti più persone. Secondo i sondaggi, il 50% delle persone che lavorano nei singoli uffici non si è ammalata affatto nell'ultimo anno; negli uffici a due locali la percentuale è stata del 38%, negli uffici open space solo del 30%. Soprattutto i virus influenzali si diffondono rapidamente.

Conclusione: consigli per l'organizzazione dell'ufficio: ecco quanto può essere grande un ufficio open space

Non esiste una dimensione esatta e nessuno può ancora tracciare un limite chiaro. I numeri di malattia menzionati sopra indicano già che qualsiasi numero superiore a 5 persone può essere problematico, ma non deve esserlo necessariamente. Forse la soluzione non sta nel numero massimo di persone che dovrebbero lavorare in un ufficio open space, ma nelle alternative disponibili. Se le aziende offrono uffici open space ma allo stesso tempo consentono l’home office, creano zone tranquille e stanze con postazioni di lavoro individuali e convertono l’ufficio in orari flessibili, questa potrebbe essere una soluzione.

I dipendenti possono quindi scegliere, a seconda delle loro esigenze, se hanno attualmente bisogno di comunicare con i colleghi o preferiscono lavorare da casa con la propria organizzazione d'ufficio e sistema di archiviazione. I probabili frequenti cambiamenti di sede pongono tuttavia elevate esigenze di ordine sul posto di lavoro.