Home Office: a casa in ufficio invece che in ufficio a casa

Se implementato correttamente, l’home office può essere un passo avanti

Alcuni lo vedono con scetticismo come un invito alla dolce vita durante l'orario di lavoro, mentre altri lo celebrano come una rivoluzione nella vita lavorativa che promette qualità della vita. In ogni caso: l’home office ha cambiato la realtà del lavoro. La moderna tecnologia della comunicazione ha reso possibile il lavoro professionale tra le quattro mura domestiche. Smartphone, tablet, il cloud onnicomprensivo e le connessioni Internet veloci hanno reso, almeno in parte, superflua la presenza fisica sul posto di lavoro. Ma cosa fare quando si parla di home office o, per dirla in termini antiquati, di “telelavoro”?

Vuoi integrare comodamente il lavoro nella tua vita quotidiana a casa e continuare a lavorare sui tuoi obiettivi professionali con la massima produttività? Se questi vantaggi possano essere conseguiti nel contesto lavorativo dipende da diversi fattori. Ma su quali esperienze puoi basarti?

Pro e contro: insidie e opportunità della vita lavorativa quotidiana a casa

Pesalo! è il primo e più importante suggerimento in questa ricerca della soluzione per la situazione lavorativa individuale. Perché lavorare da casa non è la soluzione migliore per tutti. Se decidi di farlo, dovresti avere soprattutto una discreta dose di autodisciplina: i lavori domestici, i tuoi cari, le visite spontanee degli amici sono solo alcune delle tante piccole e grandi distrazioni che si annidano in ogni angolo.

Ci vuole un sanissimo senso del dovere, ad esempio, per dire a cari amici che la loro visita cade durante il normale orario di lavoro quando si presentano alla porta con la torta nel cestino e vogliono sorprendere il nuovo lavoratore a domicilio con le migliori intenzioni. Situazioni che sembrano del tutto assurde in un edificio commerciale devono improvvisamente essere difese in locali normalmente riservati ad uso privato. Chi pensa che l’educazione dei figli e la vita lavorativa possano essere facilmente conciliati si sbaglia spesso. Ma lavorare da casa può portare anche molti vantaggi.

In realtà sono evidenti: niente più spostamenti fastidiosi, niente più ingorghi dopo il lavoro, lunghi e snervanti, niente più ritardi dei treni, metropolitane affollate o serrature ghiacciate delle auto in inverno. Almeno nessuno che causi un aumento del livello di stress prima dell'inizio del lavoro e che rovini la giornata a coloro per i quali la mattina non è il momento preferito della giornata.

Parola chiave bioritmo: è dimostrato che l'orologio interno delle persone batte in modo diverso. Mentre il "nottambulo" ha più facilità con il lavoro serale, il "mattiniero" in questo momento cade in un calo di prestazioni, ma inizia la giornata lavorativa in modo molto più efficiente. Vengono eliminati anche gli aspetti che richiedono tempo in ufficio, tutti i rituali inutili e le conversazioni educate nel corridoio. In breve: se c’è del lavoro da fare, il lavoro sarà fatto. Il lavoro dell'ultimo minuto che ti viene imposto dal tuo caotico collega della porta accanto è altrettanto impensabile a casa quanto qualsiasi tipo di codice di abbigliamento. Con calzini o pantaloni della tuta: il portatile vicino alla finestra non ha bisogno di essere annodato. Le pause non devono essere trascorse nel freddo cortile di cemento con una tazza sottile di liquore al distributore automatico, ma possono essere utilizzate per il giardinaggio, la cucina, il jogging o la bicicletta da corsa - anche gli appuntamenti dal dentista, il cambio semestrale delle gomme o le visite dal parrucchiere rientrano nella pausa pranzo e non occupano giorni di ferie o credito per gli straordinari. E infine il vantaggio più grande: l'home office è concepibile in ogni casa.

Considerazioni concrete

Il che solleva la questione dell’attuazione pratica. Inutile dire che non tutte le aree di lavoro possono essere trasferite nel comfort di casa propria. Come il chirurgo deve sempre operare il paziente, l'assistente sociale continuerà a lavorare nelle scuole o nei circoli giovanili. Se però il medico redige fatture, ordina farmaci o redige referti, in teoria può farlo da casa. Lo stesso vale per l'operatore di strada che può scrivere i suoi rapporti a casa. Nelle professioni creative - design della comunicazione, architettura, autori o fotografi - o tecniche (supporto sistemistico, programmazione), quasi tutto può essere fatto da casa, tranne dettagli o riunioni che non rientrano in una videoconferenza. In ogni caso, però, la base tecnica per lavorare è una connessione Internet, più veloce è, meglio è.

Home Office – L'implementazione pratica

Connessione Internet, tecnologia e un piccolo cliente IT

Al giorno d'oggi tutti hanno questa base per quasi tutto il lavoro d'ufficio a casa: un router che fornisce alla casa l'accesso a Internet. L'apparecchio stesso proviene solitamente dal provider di telecomunicazioni e dispone di interfacce per cavi di rete e antenne per reti domestiche wireless, note anche come WiFi. Da un lato del router si trova ora la rete domestica, che è collegata direttamente o tramite uno switch a uno o più computer. Una connessione Internet a banda larga (DSL, VDSL) garantisce invece un rapido download e upload dei dati e la comunicazione con il computer mainframe in funzione, che a sua volta è collegato a Internet. Cosa devono poter fare almeno i dispositivi dell'home office?

Roland Karl è il titolare della TraininX Computer-Service GmbH con sede a Monaco e ogni giorno fornisce consulenza ad aziende e privati ​​su tutti i tipi di argomenti legati all'IT. Anche per lui il tema “home office” ritorna regolarmente. Nel suo negozio a Obersendling si prende il tempo per chiarire le basi. "L'attrezzatura necessaria dipende interamente dal tipo di lavoro da svolgere", afferma all'inizio. "Per fare questo devo prima chiedermi con che tipo di dati ho a che fare", dice Karl. Se si tratta di file Word o Excel, questi programmi dovranno ovviamente essere eseguiti sul PC o sul laptop di casa. In linea di principio è sufficiente un normale computer per salvare documenti o dati in Internet su un server dal quale possono accedere i colleghi dell'azienda. Indica i vari computer e laptop nella sala espositiva: “In realtà tutto quello che c’è qui è completamente sufficiente per questo”.

Le aziende spesso lavorano con un database che si trova sul server aziendale. Il libero professionista o chi lavora da casa accede al server da casa. "Quindi apre semplicemente una maschera di modifica e la utilizza per modificare i singoli dati sul server." La dimensione della maschera, che di solito viene visualizzata nel browser, viene tuttavia specificata dal server e in questo caso è determinante. "È importante che il monitor di casa fornisca la risoluzione richiesta e possa visualizzare completamente la maschera." Per questo tipo di lavoro con il database non è necessaria quasi nessuna potenza di calcolo: questa è responsabilità dell'operatore del server, poiché il lavoro di calcolo vero e proprio si svolge sul server. "In realtà a casa bastano un monitor, un mouse, una tastiera adatti e un mini computer", dice Karl indicando una scatola di plastica, poco più grande di un pacchetto di sigarette. C'è abbastanza potenza per gestire un ufficio a casa.

Gli architetti che lavorano con un programma CAD, ad esempio, necessitano di attrezzature molto più potenti. "Questi programmi richiedono solitamente molta potenza di calcolo", afferma Karl. Il server dello studio di architettura, invece, deve avere solo la capacità sufficiente per archiviare i file elaborati.

Interior design: scegliere la stanza giusta

Tra un computer con pacchetto di sigarette, monitor e mouse nel caso minimo e una rete di tre computer con unità di rete e stampante, ci sono diverse opzioni per i requisiti di spazio. Felice è chiunque abbia una stanza libera tra le proprie quattro mura da poter trasformare in uno studio. Gli esperti concordano sul fatto che c’è molto che può essere fatto bene e molto che può essere fatto male quando si sceglie un lavoro. Ad esempio, lo studio non dovrebbe essere né una stanza senza finestre affacciata sul cortile né una stanza trafficata che tutta la famiglia utilizza per qualche attività. Idealmente, l'ufficio interno dovrebbe essere inondato di luce e facile da ventilare, né troppo grande né troppo piccolo - e dovrebbe sicuramente avere vibrazioni più confortevoli rispetto all'ufficio medio di un complesso aziendale.

Ormai, non tutti riescono a ritagliarsi il proprio spazio per motivi lavorativi. Gli inquilini di appartamenti bilocali o trilocali possono anche integrare il proprio ufficio in locali già esistenti. Ma fai attenzione! Un angolo buio con ripiani a sinistra e a destra, cavi aggrovigliati sul piano di lavoro e uno sgabello di legno traballante davanti è altrettanto dannoso per la voglia di lavorare quanto una postazione di lavoro in cucina che richiede montaggio e smontaggio. Il tavolo da lavoro dovrebbe essere sempre accessibile, anche senza dover lavare i piatti o portare la macchina da cucire nella stanza. “Se puoi, allora puoi” è il motto delle soluzioni di lavoro integrate. Fortunatamente oggi esistono molti mobili innovativi progettati proprio per questo scopo. Aiutano, ad esempio, a trasformare il pezzo di muro inutilizzato sotto il lucernario in un posto di lavoro piacevolmente illuminato: moderne segretarie che puoi chiudere facilmente dopo il lavoro, che hanno integrato Canali via cavo e Illuminazione diurna a LED avere. Naturalmente, con un po' di fantasia e qualche bottiglia di lucido per mobili, il vecchio tavolo della cucina della nonna può essere trasformato in un elegante strumento di lavoro.

Meno spazio c'è, più creativa deve essere ideata la soluzione lavorativa per la casa. Se trovi difficile integrare un piano di lavoro adatto nel tuo appartamento, dovresti contattare un designer d'interni - o un amico esperto che ha già arredato uno o due appartamenti. Spesso è sufficiente una piccola modifica in un punto completamente diverso della stanza per creare spazio sufficiente per ospitare un vero e proprio ufficio in casa. Ma proprio all’inizio del viaggio si nasconde un errore cardinale: se la scrivania deve essere installata in camera da letto, allora deve essere visivamente separata dalla zona notte. Chi vuole vedere il lavoro del giorno dopo mentre si addormenta - o addirittura sguazzare tra una pila di carte che è diventata un tappeto di foglie?

Selezione mobili

Dalle moderne segretarie che si appoggiano al muro come uno scaffale di design dopo il lavoro, a quelle classiche Scrivania con piano di lavoro regolabile in altezza: L'industria del mobile ha i pezzi giusti per quasi ogni esigenza. Mentre praticamente qualsiasi cosa può fungere da tavolo che supporti un piano e abbia abbastanza spazio per un laptop sopra, possibilmente una stampante accanto e molti cavi sotto, quando si tratta di una sedia devi prestare molta attenzione a dove vuoi posizionare le tue cose più importanti per otto-nove ore al giorno, solo per il bene della tua schiena.

Anche in questo caso i rivenditori specializzati offrono la possibilità di regolare l'altezza Sedia esecutiva Nell'ampia gamma si trova praticamente di tutto, dalle semplici sedie da scrivania con schienale regolabile, fino alle sedie da ufficio il cui aspetto e funzione si ispirano alle corse. L'unica cosa da tenere in considerazione è che la sedia sia comoda e possa adattarsi almeno un po' alle esigenze della persona che lavora. Un sedile inclinabile o uno schienale che si adatta alla colonna vertebrale non fanno male.

Sembra tutto incredibilmente tecnico e in passato sembrava così. Tuttavia, tra i fornitori di mobili per ufficio si è ormai sparsa la voce che molti dipendenti lavorano da casa per uno o più giorni e hanno progettato mobili di cui è solo parzialmente visibile la destinazione d'uso. Sebbene di solito siano più moderni che conservatori nel design, si adattano bene alle case moderne.

Illuminazione

Uno dei punti più sottovalutati secondo l'opinione comune degli esperti è l'illuminazione (vedi anche l'articolo “Illuminazione in ufficio: lampadine luminose per menti brillanti”). Posizionare semplicemente una vecchia lanterna da scrivania sul tavolo da lavoro come fonte di luce decorativa, ma per nulla professionale, non è affatto sufficiente. Gli arredatori di uffici privati ​​dovrebbero prestare attenzione a due cose: indipendentemente dal fatto che stiano trasformando la mansarda in un ufficio open space con un'elegante zona lounge e diverse postazioni di lavoro o in una camera da letto con una zona lavoro separata. In primo luogo, sul piano di lavoro dovrebbe esserci abbastanza luce naturale e, in secondo luogo, a seconda dell'ora del giorno e dell'incidenza della luce, dovrebbero esserci abbastanza fonti di luce artificiale da accendere.

Per essere più precisi, il piano di lavoro dovrebbe essere ad un angolo di novanta gradi rispetto ad una finestra, in modo che la luce cada sul piano del tavolo da destra o da sinistra durante il giorno. La luce artificiale dovrebbe provenire da diverse fonti luminose dal soffitto ed essere distribuita nel modo più uniforme possibile in tutta la stanza. Affinché la luce venga riflessa uniformemente nelle parti della stanza lontane dalle finestre, le superfici dei mobili da lavoro dovrebbero, se possibile, essere mantenute in un colore chiaro e opaco. Per una migliore comprensione: singole sorgenti luminose puntiformi creano condizioni di illuminazione non uniformi: se provengono da dietro o da davanti, si riflettono sul monitor e causano riflessi che l'operatore deve costantemente evitare. Ciò si traduce in una cattiva postura e tensione, di cui alla fine il lavoro ne risente. Si consigliano le lampade a LED nel colore della luce “luce diurna”, che ora si trovano nei grandi negozi di mobili per meno di 5 euro. Si consiglia inoltre: lampade fisse con potenza sufficiente sulla scrivania per fornire luce di lavoro diretta in condizioni dubbie.

Suggerimenti e trucchi

Resta la questione del miserabile groviglio di cavi: cavi della stampante, cavi Ethernet, eventualmente scanner, stazioni di ricarica e telefoni: tutti gli apparecchi utilizzati nel lavoro quotidiano hanno l'abitudine di restare appesi al filo. Le corde tendono a raccogliersi in grossi nodi sotto la scrivania e ad avvolgersi furtivamente attorno ai piedi. Se si vuole essere immuni da attacchi di bondage così insidiosi, si consiglia un sistema di canaline per cavi. Questo può essere integrato nei mobili, ma puoi anche costruirlo tu stesso da una scatola da scarpe utilizzando progetti presi da Internet. I tubi flessibili, che normalmente vengono posati sotto intonaco come canaline per cavi, si sono rivelati un'utile alternativa. Costano poco, sono disponibili a metri nei negozi di ferramenta e non hanno nulla da invidiare ai raccoglicavi “professionali”. Anche le normali mollette che fissano il cavo al bordo del tavolo si sono rivelate utili per tenere separati i cavi USB. Anche le graffette funzionano e hanno un aspetto elegante.

L'ordine è anche metà della battaglia interna: più è piccolo, più è vitale per un progresso concentrato. Prima che tante piccole pile rendano la ricerca dei documenti un incubo, è meglio sacrificare qualche metro quadrato di spazio sulla parete per una bacheca su cui tutto il disordine può essere fissato ordinatamente con puntine, magneti o strisce adesive. Questo non solo crea ordine, ma anche una rapida panoramica. I documenti per i progetti completati possono quindi essere facilmente conservati in scatole di cartone, impilati in un'attraente torre di scatole e ordinati regolarmente.

Ultimo ma non meno importante, ovviamente, non va trascurato il tocco personale, a condizione che non si sia ancora riflesso nella scelta dei mobili e dei materiali da lavoro. Poche pennellate del tuo colore preferito sulla parete trasformano l'angolo di lavoro in un luogo accogliente che diventa anche visivamente un'isola di lavoro. La vecchia cornice con l'immagine delle vacanze o la copertina del vostro disco preferito sulla scrivania conferisce alla postazione di lavoro un altro tocco personale - e fiori freschi o una pianta in vaso fanno la loro parte per abbinare stilisticamente la postazione di lavoro con il resto dell'appartamento. Ma nell'home office come nell'ufficio open space: meno è meglio.

Valutare le preferenze personali

Chi trasferisce il proprio posto di lavoro tra le proprie quattro mura non può aspettarsi solo piacevoli vantaggi. Secondo l’Istituto tedesco per la ricerca economica, i dipendenti che lavorano da casa accumulano circa il doppio degli straordinari. Mentre in ufficio i colleghi possono lasciarsi il lavoro alle spalle, nell’home office i confini tra lavoro e vita privata si sfumano. Quello comodo Sedia da ufficio sembra invitare lavoro extra.

Per evitare che ciò accada, è necessario un elevato grado di autodisciplina. Durante l’orario di lavoro principale, le distrazioni devono essere ridotte al minimo per focalizzare l’attenzione su ciò che è più importante. Chi accetta questa sfida può godere dei vantaggi spesso citati:

• più facile conciliazione tra lavoro e famiglia
• programmazione flessibile dell'orario di lavoro
• Risparmio di tempo e costi quando si viaggia in ufficio

Vantaggi dell'ufficio in casa

Per poter vedere se questo variegato panorama di vantaggi può arricchire anche il proprio lavoro quotidiano, è necessario dare uno sguardo dietro la facciata teorica. Chi decide di trasferire il lavoro tra le proprie quattro mura, almeno a titolo di prova, si renderà presto conto dei vantaggi individuali dell'home office. Forse questa è un'opportunità per organizzare più liberamente almeno una parte del tuo orario di lavoro in futuro. Tuttavia, se eviti di fare questo passo, i vantaggi di lavorare da casa rimarranno inizialmente nascosti.

Mancanza di produttività nell'ufficio di casa?

La produttività del proprio tempo di lavoro nell'ufficio di casa dipende in definitiva da qualcosa di più di un semplice ambiente di lavoro piacevole con scrivania, computer e sedia da ufficio. In effetti, molti datori di lavoro evitano di sfruttare i noti vantaggi dell'home office come opportunità per un nuovo concetto di lavoro perché temono che la produttività dei propri dipendenti diminuisca.

Nel frattempo, gli esperti sottolineano che stabilire routine fisse nel lavoro quotidiano e fissare obiettivi chiari per ogni singola giornata lavorativa è più importante dell’eliminazione della pressione sociale causata dalla mancanza di osservazione da parte di capi e colleghi. Molti dipendenti che sottolineano i vantaggi del lavoro da casa affermano che grazie all’ambiente di lavoro tranquillo riescono addirittura a ottenere di più. Vale quindi la pena apportare questo cambiamento, almeno temporaneamente.