Consigli per l'organizzazione dell'ufficio

Organizzazione sistematica per trovare rapidamente tutti gli oggetti & i documenti

INFORMAZIONI UTILI SUL TEMA DELL'ORGANIZZAZIONE DELL'UFFICIO

Lavorare in uffici con una postazione di lavoro organizzata in modo inefficiente costa tempo, energia e non da ultimo anche denaro. Se per Lei è importante lavorare in modo il più possibile sereno e concentrato, un'organizzazione mirata in ufficio o alla scrivania può offrire una soluzione efficace. Un'area di lavoro ben progettata e organizzata consente di lavorare con concentrazione e motivazione, con benefici a lungo termine per tutte le persone coinvolte.

Contenuto

1. La corretta organizzazione della postazione di lavoro

• Mobili e attrezzature efficienti

• Sistema di archiviazione per l'organizzazione dell'ufficio

2. Organizzazione sistematica della postazione di lavoro

• Ordine sulla scrivania

• Gestione del materiale da ufficio

3. Gestione del tempo e definizione degli obiettivi

• Pianificazione dell'orario di lavoro

• Focus sulla definizione degli obiettivi

4. Conclusione – L'ABC dell'organizzazione dell'ufficio

La corretta organizzazione della postazione di lavoro

MOBILI E ATTREZZATURE EFFICIENTI

Nell'organizzazione dell'ufficio i mobili da ufficio svolgono un ruolo decisivo. Chi siede a una scrivania non progettata in modo ergonomico viene spesso distratto dal lavoro a causa del dolore o quantomeno di una postura scomoda e prolungata. Tra i consigli rilevanti per l'organizzazione dell'ufficio rientrano quindi, oltre alla scrivania adatta, anche una sedia da ufficio adeguata, regolata in base alla Sua postura e alla Sua statura, che Le consenta di lavorare comodamente. I vantaggi delle sedute ergonomiche non si manifestano solo quando è ormai troppo tardi e i dolori dovuti a una postura scorretta mantenuta per ore sono già presenti da tempo.

Hanno infatti soprattutto un effetto preventivo e fanno sì che Lei possa lavorare senza tensioni muscolari e problemi posturali. Inoltre, anche l' illuminazione dell'ufficio rientra in un efficace ordine sul posto di lavoro. Fa parte di un'organizzazione dell'ufficio efficiente ed è un aspetto rilevante nell'ambito della sicurezza sul lavoro. Un concetto di illuminazione adeguato contribuisce a mantenere le Sue prestazioni ed è determinante per il benessere durante il lavoro.

ORGANIZZAZIONE DELL'UFFICIO SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE

Una parte considerevole dell'ordine in ufficio e della postazione di lavoro è resa possibile da un sistema di archiviazione funzionale. Garantisce che i documenti e i materiali di lavoro necessari siano rapidamente accessibili e contribuisce quindi a una gestione efficace delle informazioni. Un concetto adatto richiede una struttura che si adatti a Lei e al Suo modo di lavorare e che, se necessario, possa essere utilizzata anche dai Suoi colleghi. Consigli efficaci per l'organizzazione dell'ufficio in tema di archiviazione possono comprendere sia i documenti cartacei sia i dati digitali.

Utilizzi un sistema in cui crea una struttura organizzativa, ad esempio per clienti o per aree tematiche. Funziona come un sistema modulare e può essere ampliato e integrato a piacere. Aggiorni il Suo archivio alla fine di ogni giornata lavorativa ed elimini le informazioni che non sono più rilevanti, per mantenere il Suo sistema di archiviazione sempre aggiornato. Prenda l'abitudine di inserire i nuovi contenuti nel Suo sistema il più tempestivamente possibile.

Organizzazione sistematica della postazione di lavoro

STRUTTURA SULLA SCRIVANIA

Affinché Lei abbia la possibilità di lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, la Sua scrivania dovrebbe essere il più possibile sgombra. Oltre a computer, telefono e materiale per scrivere, dovrebbero esserci quindi solo i fascicoli e i documenti necessari per la giornata in corso. Di norma non ha bisogno di un sistema di vaschette a più livelli né di una gamma di diversi blocchi per appunti.

Utilizzi un unico quaderno per appunti e il sistema di archiviazione che preferisce; tutto il resto contribuisce soltanto a creare confusione. Molte persone si trovano bene con una classificazione dei documenti tramite colori diversi, altre apprezzano un ordinato sistema di fogli divisori. Per l'organizzazione del Suo ufficio utilizzi strumenti che Le facilitino il lavoro, non che lo rendano ulteriormente complicato. Anche una gestione efficace dei cavi può aiutare a mantenere in ordine la postazione di lavoro. Questo vale soprattutto quando si utilizzano molte apparecchiature tecniche.

GESTIONE DEL MATERIALE DA UFFICIO

L’organizzazione in ufficio è supportata da armadi per documenti, schedari d’archivio, cassettiere su ruote e dai materiali presenti sulla scrivania. In questo caso è opportuno tenere nelle vicinanze solo gli armadi realmente utili per il Suo lavoro. In molti uffici si trovano metri di raccoglitori che da tempo potrebbero essere trasferiti in archivio. Si alleggerisca con un sistema di armadi ben organizzato, nel quale possa trovare subito ciò di cui ha bisogno. Sulla Sua scrivania, idealmente, dovrebbero esserci solo gli articoli di cancelleria che utilizza davvero. Elimini sempre ciò che è difettoso e non serve più. Spesso, all’inizio, si tratta di ben oltre la metà del materiale disponibile. Se tende al caos creativo, faccia attenzione a riordinare il Suo posto di lavoro alla fine di ogni giornata e a prepararlo per il giorno successivo. Questo non solo favorisce una buona partenza il giorno seguente, ma lascia anche una sensazione di chiusura prima di iniziare il meritato tempo libero.

Gestione del tempo e definizione degli obiettivi

PIANIFICAZIONE DELL’ORARIO DI LAVORO

Un’organizzazione dell’ufficio efficace non comprende solo l’ordine in ufficio e l’organizzazione della postazione di lavoro, ma anche una gestione efficiente del tempo a disposizione. Un piano settimanale può aiutarLa a inserire le attività previste in una struttura temporale sensata. Può, ad esempio, riservare un orario fisso alle attività quotidiane di routine, come la gestione delle e-mail e delle telefonate. Un’altra fascia oraria può essere dedicata ai progetti di lavoro e alle riunioni. Inoltre, è utile prevedere un margine di tempo per le pause e gli imprevisti.

Una piccola parte dell’orario di lavoro dovrebbe restare libera e non pianificata. Può utilizzarla se in una determinata fascia oraria il tempo dovesse non bastare o se, più in generale, per il tipo di attività che svolge ha bisogno di un margine di sicurezza. Si prenda il tempo per creare un piano settimanale che suddivida gli argomenti in blocchi adeguati e inizi ogni giornata lavorativa con una pianificazione giornaliera comprensiva della relativa lista delle cose da fare.

FOCUS SUGLI OBIETTIVI

Per il piano temporale elaborato, è consigliabile procedere in modo strutturato rispetto ai diversi ambiti di attività. Nello svolgimento del lavoro da eseguire è fondamentale tenere a mente i veri obiettivi in un’ottica di analisi costi-benefici. Le attività possono essere suddivise in diversi livelli di rilevanza. Non vengono svolte perché fanno parte da tempo della routine quotidiana, ma perché sono ancora effettivamente rilevanti. I processi inefficienti possono essere messi in discussione e anche eliminati.

Se necessario, i compiti possono essere delegati e distribuiti su più persone. Dica addio a troppe attività di multitasking. Si è dimostrato efficace concentrarsi su un solo obiettivo e svolgere il relativo lavoro in modo sistematico e soprattutto uno alla volta. Più ambiti devono funzionare in parallelo, più diventa problematico raggiungere l’obiettivo giornaliero pianificato. Si prenda almeno un’ora al mese per esaminare criticamente il Suo modo di lavorare e, se necessario, migliorarlo.

Conclusione - L'ABC dell'organizzazione dell'ufficio

Per garantire una giornata lavorativa produttiva e gestire bene il carico di lavoro quotidiano, un’organizzazione dell’ufficio efficiente è indispensabile. Facilita i processi di lavoro, elimina un eccesso di perdite di tempo dovute alla struttura e contribuisce a migliorare lo svolgimento della giornata. Anche il supporto di prodotti adeguati, dalla sedia giusta fino al sistema di archiviazione perfetto, rende il Suo lavoro più semplice.

• I sistemi di organizzazione aiutano a strutturare il lavoro.

• Le scrivanie ordinate favoriscono un lavoro concentrato.

• I mobili adatti garantiscono un modo di lavorare ergonomico e salutare.

• Una buona pianificazione del tempo rende i processi più efficaci ed efficienti.

• Interrompere la routine e fissare obiettivi ottimizza il lavoro.

• La giusta organizzazione dell’ufficio fa risparmiare tempo e denaro nel lungo periodo. 

Non da ultimo, un ufficio ordinato garantisce un netto aumento della soddisfazione. Sovraccarico e caos sono gestibili senza problemi solo per pochissime persone. Per la maggior parte delle persone, un ambiente di lavoro piacevole e strutturato è utile e di supporto.