Progettazione dell'ufficio: come pianificare il Suo ufficio perché il lavoro funzioni davvero
Allestire un ufficio è facile. Un ufficio in cui si lavora volentieri e in modo sano nasce solo con una buona pianificazione. Chi compra prima i mobili e poi si accorge che la cassettiera su ruote blocca la porta, la luce si riflette sul monitor e non c'è più spazio per il terzo membro del team, paga due volte: in denaro e in stress.
Questa guida Le mostra come funziona una progettazione dell'ufficio professionale passo dopo passo: dall'analisi delle esigenze alla pianta, dall'ergonomia all'illuminazione fino ad acustica, spazio contenitivo e gestione dei cavi. Inoltre, riceverà misure concrete, i punti chiave del regolamento sui luoghi di lavoro e una risposta alla domanda su come pianificare in modo che il Suo ufficio cresca insieme al team.
Cosa può andare storto nella progettazione dell'ufficio (e come evitarlo)
Chi vuole progettare un ufficio di solito ha sempre le stesse preoccupazioni. Sono fondate, ma risolvibili:
- Spazio sfruttato male: passaggi troppo stretti, mobili sulla parete sbagliata, angoli inutilizzati.
- Cattiva illuminazione e caos di cavi: abbagliamento, ombre sulla scrivania, rischio di inciampo sotto il tavolo.
- Mal di schiena nel team: una sedia o una scrivania non regolabili presentano il conto dopo settimane, non dopo ore.
- Acquisti sbagliati costosi: mobili che non si adattano all'ambiente o che non bastano più al prossimo inserimento.
- Incertezza sulle normative: quanto spazio spetta a ogni postazione di lavoro, cosa richiede la legge?
La soluzione è sempre la stessa: pianificare dal generale al dettaglio. Prima spazio ed esigenze, poi zone e passaggi, infine le singole postazioni di lavoro e i mobili.
Passaggio 1: analisi delle esigenze e pianta
Prima di scegliere anche una sola sedia, raccolga i dati. Misuri ogni ambiente e riporti nella pianta finestre, porte, radiatori, prese elettriche e collegamenti dati. Poi chiarisca:
- Di quante postazioni di lavoro ha bisogno oggi e tra due o tre anni?
- Chi lavora prevalentemente in concentrazione, chi telefona spesso, chi ha contatti con i clienti?
- Quali ambienti o aree aggiuntive sono necessari: sala riunioni, area pausa, archivio, stampante?
Quanto spazio serve per una postazione di lavoro?
Come riferimento, per le postazioni di lavoro con videoterminale si considerano 8-10 m² in ufficio singolo o condiviso e 12-15 m² in open space, in entrambi i casi inclusi gli spazi di passaggio e le superfici accessorie proporzionali. Inoltre, il regolamento sui luoghi di lavoro (ASR A1.2) richiede una superficie libera di movimento di almeno 1,5 m² presso la postazione, che dovrebbe avere una profondità di almeno 1 m.
Zone invece di file di mobili
Un buon concetto di ufficio suddivide lo spazio in base alle attività, non al caso:
- Zona focus: postazioni di lavoro tranquille, possibilmente lontane da passaggi e angolo tè.
- Zona comunicazione: tavolo riunioni, riunioni in piedi, nicchia telefonica.
- Zona pausa e accoglienza: qui si gioca la prima impressione su clienti e candidati.
Percorsi e vie di fuga
Preveda i percorsi principali con almeno 1 m di larghezza e mantenga sempre libere le vie di fuga e le porte. Un consiglio pratico: tracci il percorso dall’ingresso all’angolo tè e alla stampante. Se attraversa una postazione di lavoro dedicata alla concentrazione, la suddivisione in zone non è ancora corretta.
Fase 2: ergonomia e illuminazione
Una progettazione ergonomica dell’ufficio determina se il Suo team lavorerà ancora in salute anche dopo tre anni. Gli aspetti più importanti:
La postazione di lavoro nel dettaglio
- Scrivania: Si consiglia una superficie di 160 × 80 cm, così che monitor, tastiera e documenti abbiano spazio a sufficienza.
- Schermo: distanza di circa 50 fino a 70 cm, bordo superiore all’altezza degli occhi o leggermente al di sotto.
- Posizione di seduta: piedi ben appoggiati a terra, cosce orizzontali, gomiti circa ad angolo retto rispetto al piano della scrivania.
- Sedia da ufficio: altezza della seduta, profondità della seduta, schienale e braccioli devono poter essere regolati individualmente. Trova modelli adatti tra le sedie da ufficio ergonomiche e nella panoramica di tutte le sedie da ufficio.
Sedersi, stare in piedi, muoversi
La posizione migliore è quella che si lascia regolarmente. Una scrivania regolabile in altezza rende naturale alternare posizione seduta e in piedi nella quotidianità lavorativa. Chi utilizza una postazione condivisa con più persone, ad esempio nel desk sharing, ne trae un doppio vantaggio: ognuno regola l’altezza su di sé in pochi secondi. Per saperne di più sulla scelta, visiti la nostra categoria Scrivanie.
Progettare correttamente la luce
- Per il lavoro al monitor, secondo ASR A3.4, sono usuali 500 Lux sulla postazione di lavoro.
- Posizioni i monitor lateralmente rispetto alla finestra, mai davanti o direttamente di fronte, per evitare abbagliamento e riflessi.
- Combini la luce naturale con una lampada da lavoro antiriflesso e un’illuminazione indiretta dell’ambiente.
Fase 3: acustica, spazio contenitivo e gestione dei cavi
Il rumore ostacola la concentrazione
Per le attività prevalentemente intellettuali, secondo ASR A3.7 si applica un livello di valutazione di massimo 55 dB(A). Negli uffici open space questo si ottiene solo con un adeguato isolamento acustico: pareti divisorie, pannelli da tavolo, pannelli acustici e materiali morbidi riducono il riverbero e il rumore delle conversazioni. Trova soluzioni adatte nella categoria Acustica & separazione ambienti.
L’ordine è una questione di pianificazione
Il disordine nasce dove manca spazio contenitivo o dove questo è troppo lontano. Per questo motivo, lo pianifichi fin da subito:
- Spazio personale direttamente alla postazione: un cassettiera su ruote sotto il tavolo, che all'occorrenza può essere spostata.
- Spazio di archiviazione condiviso: armadi da ufficio e scaffali da ufficio per documenti, materiali e archivio, preferibilmente lungo una parete al di fuori della zona di concentrazione.
- Gestione dei cavi: canaline passacavi, vaschette portacavi sotto il piano della scrivania e multiprese con interruttore mantengono i pavimenti liberi ed evitano rischi di inciampo.
Pianificare in modo flessibile: quando il team cresce
I concetti di spazio rigidi diventano costosi non appena il team cambia. Questi principi di pianificazione La aiutano a restare flessibile:
- Modulare invece di su misura: tavoli standardizzati e cassettiere possono essere riposizionati e ampliati.
- Prevedere una riserva: lasci intenzionalmente liberi uno o due posti o un'area, invece di riempire ogni metro quadrato.
- Stessa dotazione di base: sedie e tavoli uniformi rendono semplici gli spostamenti nel team e i riordini.
- Valutare il desk sharing: con molto lavoro da casa, spesso è sufficiente un rapporto di meno di una postazione per collaboratore. Questo consente di risparmiare spazio e mobili.
Anche per il budget conviene pianificare: investa prima in ciò che viene utilizzato ogni giorno per otto ore, cioè in sedia e scrivania. Accessori e soluzioni di archiviazione possono essere aggiunti in un secondo momento.
Il pacchetto base per un buon arredamento da ufficio
- Postazione di lavoro: scrivania regolabile in altezza più sedia da ufficio ergonomica
- Archiviazione: cassettiera su ruote, armadi da ufficio e scaffali da ufficio
- Tranquillità: divisori acustici e divisori per ambienti
- Panoramica generale: tutti i mobili da ufficio a colpo d'occhio
Trova altre idee per l'allestimento dopo la pianificazione nella nostra guida Arredare l'ufficio: consigli e idee per l'ufficio perfetto.
Il Suo prossimo passo
Misuri il Suo spazio, disegni una pianta approssimativa e definisca le zone. Successivamente scelga i mobili, e con un piano chiaro sarà molto più facile. Su hjh OFFICE trova tutto da un unico fornitore: sedie da ufficio, scrivanie, mobili da ufficio e accessori per un arredamento completo dell'ufficio. Se ha domande sulla pianificazione, il nostro team sarà lieto di offrirLe una consulenza personalizzata.