Pianificare l’arredamento per ufficio - dallo spazio vuoto all’ufficio dei sogni

Cosa considerare nella scelta della sede?

A seconda di dove si trova la sede del Suo ufficio, cambiano anche i requisiti dell’arredamento. Se si tratta, ad esempio, di progettare un ufficio open space con affluenza di clienti, è opportuno prevedere una reception accogliente, mentre per un home office è sufficiente una semplice combinazione composta da scrivania e sedia da ufficio. Uno spazio ufficio può presentarsi in due forme:

Ufficio open space 

Un ufficio open space è di norma un unico grande ambiente, in cui le singole aree sono delimitate solo da armadi e divisori. Questa atmosfera di lavoro aperta favorisce la comunicazione tra colleghi e può rafforzare la cultura di team e la coesione. Inoltre, può contribuire a ridurre i passaggi decisionali e le differenze gerarchiche. Se però preferisce un ambiente di lavoro privato e particolarmente silenzioso, un ufficio one space è la scelta migliore per Lei.

Ufficio one space

Come lascia intuire il nome, un ufficio one space è un locale adibito a ufficio destinato a una o due persone. La privacy che ne deriva e il basso livello di rumore facilitano il lavoro concentrato. Questo può essere vantaggioso nelle attività in cui si lavora molto con i numeri. In un ufficio one space, però, la comunicazione tra colleghi avviene solo in mensa, nell’angolo tè o durante le riunioni. A seconda dell’azienda, tuttavia, questo può essere del tutto sufficiente.

In sintesi, nella scelta degli spazi si può affermare che i locali devono potersi adattare all’azienda. Oltre agli ambienti di lavoro e a un’area per le pause, nella maggior parte delle aziende sono necessari anche sale riunioni e zone relax. Anche un’ulteriore area lounge e creativa può aiutare i Suoi colleghi a sfruttare al meglio le proprie capacità. Per area creativa intendiamo uno spazio in cui ci sia molto posto per il pensiero creativo, schizzi e appunti. Questi possono essere fissati su carta tramite lavagne bianche o poster. Oltre alle possibilità di prendere appunti, risultano vantaggiosi tavoli e sedute combinabili individualmente e spostabili, per riunirsi come team in modo informale. In uno studio condotto in Svizzera con oltre 600 intervistati, il 66 % dei partecipanti afferma che apprezzerebbe sale separate per il lavoro concentrato. Il 62 % degli intervistati desidera spazi comuni o aree comuni accattivanti per uno scambio spontaneo tra colleghi. La comunicazione in un’atmosfera informale ha un effetto distensivo e aiuta ad affrontare in modo più obiettivo gli approcci alla risoluzione dei problemi.

Interni – come integrare i mobili da ufficio nel Suo concetto d’arredo?

Dopo essere ormai ben informato sul dove nella pianificazione del Suo arredo per ufficio, nel passaggio successivo ci concentriamo sul cosa, cioè sull’allestimento interno della Sua postazione di lavoro. Per arredare un ufficio in home office, Le occorrono a malapena più di una scrivania e una sedia da ufficio. A questo proposito, Le consigliamo di puntare soprattutto sull’ergonomia, per sostenere al meglio la Sua salute fisica e mentale durante il lavoro. Per quanto riguarda la scrivania, presti attenzione anche alla possibilità di regolazione in altezza, così da poter lavorare in modo ergonomico e concentrato sia da seduto sia in piedi. Inoltre, Le consigliamo un tappetino salvapavimento per proteggere il pavimento dai danni causati dalle ruote della sedia da ufficio.

In un arredo per ufficio a uso professionale, una combinazione scrivania-sedia da ufficio non è sufficiente, ma ne parleremo più avanti. Per prima cosa, ci soffermiamo sull’allestimento dell’ambiente. Gli uffici sono spesso dotati di moquette. Questo rivestimento presenta diversi vantaggi: prima di tutto riduce il livello di rumore e attutisce i suoni. Anche il riverbero in un ambiente può essere evitato in questo modo. Oltre a migliorare l’acustica della stanza, la moquette favorisce un’atmosfera accogliente e rende l’ambiente di lavoro più piacevole.

Per la cucina, l’area pausa e la reception, Le consigliamo di scegliere un pavimento più resistente, poiché in questi ambienti si accumula più sporco. Ad esempio, sono adatti il PVC o il vinile: questi rivestimenti robusti convincono anche per le loro proprietà di facile manutenzione.

Se dispone di un grande ufficio open space, può delimitare le singole postazioni di lavoro con dei divisori, che spesso hanno anche proprietà fonoassorbenti. Anche gli armadi per ufficio possono suddividere la superficie in diverse aree. Inoltre, gli armadi per ufficio offrono molto spazio di archiviazione, ad esempio per raccoglitori, documenti o materiali di lavoro. La postazione del dipendente è composta da arredi simili a quelli di un home office. Anche in questo caso, occorre attribuire particolare importanza alla funzionalità e all’ergonomia, affinché Lei e i Suoi colleghi possiate lavorare sempre in modo sano e produttivo. Per poter pianificare l’arredo dell’ufficio, può anche chiedere quali siano le esigenze individuali dei collaboratori. Se una persona è pienamente soddisfatta di una semplice combinazione di scrivania, sedia da ufficio e cassettiera con ruote su un tappetino salvapavimento, un’altra potrebbe invece lavorare in modo più efficace su una palla ergonomica o su uno sgabello da lavoro. Coinvolgendo l’opinione dei dipendenti, potrà pianificare il Suo arredo per ufficio e allo stesso tempo rafforzare il legame dei collaboratori con l’azienda. Come già accennato, tuttavia, la postazione di lavoro dovrebbe in ogni caso essere progettata in modo ergonomico. Questo si può ottenere facilmente con una scrivania regolabile elettricamente in altezza e una sedia da ufficio ergonomica di alta qualità. Integrando inoltre piante e, in alcuni punti, anche articoli decorativi, l’ufficio acquisterà un’atmosfera più piacevole e renderà i Suoi colleghi ancora più soddisfatti.

Consiglio dell’esperto:

Se è nel pieno della pianificazione dell’arredamento del Suo ufficio, prenda in considerazione l’inserimento di phone booth insonorizzate. Queste cabine sono perfette per partecipare a riunioni o a lunghe conference call in un ufficio open space. Grazie alle loro proprietà fonoisolanti e di riduzione del rumore, offrono un’acustica perfetta e Le consentono di non essere disturbato durante le conversazioni importanti. Allo stesso tempo, la concentrazione dei Suoi colleghi durante il lavoro non viene compromessa da dialoghi parziali.

Dopo il cosa, viene il come. Nel capitolo seguente scoprirà come posizionare correttamente i mobili da ufficio. A seconda che stia progettando l’arredamento per un ufficio singolo o per un open space, ci sono diversi suggerimenti che La aiuteranno nel posizionamento. In un ufficio open space occorre fare attenzione a lasciare abbastanza spazio tra le singole postazioni di lavoro, affinché i lavoratori non si sentano costretti o limitati nelle loro attività. In tutti gli ambienti è importante posizionare la scrivania ad angolo retto rispetto alla finestra, poiché per il lavoro non è utile che i raggi del sole limitino la visibilità dello schermo o addirittura abbaglino il collaboratore. Anche l’incidenza dei raggi solari sullo schermo rende più difficile la visione e quindi l’attività stessa. Argomenti come l’altezza di seduta ottimale o l’altezza ideale della scrivania sono già stati trattati in dettaglio in guide dedicate. Per questo motivo non verranno ulteriormente approfonditi qui. Per offrirLe un’idea di come possa apparire la progettazione dell’arredo di un ufficio, Le presentiamo ora alcuni esempi.

	Come si può vedere in questa immagine di esempio per l’ambiente Home-Office , la scrivania è posizionata ad angolo retto, in modo che l’uomo possa vedere tutto sul suo laptop. Osservando più da vicino l’immagine accanto, qui viene utilizzata una scrivania regolabile in altezza con struttura a T e una palla da seduta come alternativa alla sedia da ufficio. Anche questa favorisce una postura corretta, proprio come una sedia da ufficio ergonomica.
	Qui c’è un ufficio open space  raffigurato. Qui si lavora in file che lasciano spazio sufficiente per muoversi. Anche in questo caso, le scrivanie sono posizionate correttamente e integrano piccoli divisori per delimitare le aree.
	Il grafico qui accanto mostra un ufficio One Space per una persona. Come negli esempi precedenti, anche qui la scrivania è posizionata correttamente. È inoltre presente una sedia da ufficio ergonomica che favorisce una postura sana e supporta un lavoro produttivo.
	Qui è raffigurata una sala riunioni creativa . La lavagna bianca offre spazio per gli appunti. Il piccolo tavolo da conferenza invita a riunioni di team creative e favorisce il pensiero condiviso.