Come l’ordine o il disordine sulla scrivania influenzano il lavoro stesso, cosa dicono gli esperti e cosa emerge dagli studi.
C’è questa immagine del posto di lavoro di Albert Einstein. Scattata nel giorno della sua morte, il 15 aprile 1955, mostra la scrivania del padre della teoria della relatività – o meglio il caos, al centro del quale il fisico teorico portava avanti le sue ricerche. La sedia da ufficio di Einstein segna il fulcro di vari cerchi concentrici di pile di carta, fogli sciolti, mucchi di libri e quaderni. Gli scaffali sullo sfondo sembrano sistemati alla meglio e in fretta – più simili a un appoggio momentaneo che a un ordine duraturo. Su una lavagna dietro la sua poltrona da scrivania si trovano formule e pensieri annotati in gesso bianco. Si pensa spesso che una mente geniale abbia bisogno di un caos creativo per funzionare. Uno studio di una psicologa della University Of Minnesota sembrerebbe confermare questa tesi. Purtroppo, però, molti capi la vedono in modo del tutto diverso e interpretano volentieri lo stato di una scrivania come il biglietto da visita di un collaboratore. Anche la loro tesi, secondo cui chi è cronicamente caotico sul posto di lavoro sarebbe disorganizzato, trasandato e in generale piuttosto debole di carattere, è supportata da studi. Un avvicinamento alla verità, da qualche parte nel mezzo.
- Una teoria: la creatività nasce dal caos
- L’altra teoria: il disordine ostacola la produttività
- E nel mezzo? Difficile mettere ordine!
Una teoria: la creatività nasce dal caos
Ci sono molti esempi a sostegno dell’idea che le menti creative abbiano anche un ambiente di lavoro, diciamo così, creativo. Una foto che ritrae per esempio Steve Jobs, mente di Apple, alla sua postazione di lavoro di casa, mostra una sorprendente somiglianza con la scrivania di Einstein – tranne per il fatto che davanti a lui c’è un enorme iMac, invece di una lavagna alle sue spalle. Perfino gli scaffali dei libri sulla parete posteriore sono “ordinati” secondo il modello di archiviazione einsteiniano. Anche Jon Stewart, mente del “Daily Show” statunitense, comico, attore, scrittore e regista, a quanto pare ama il disordine allegro e variopinto: un notebook al centro, un computer fisso alla sua sinistra e vari oggetti come un barattolo di caramelle, un casco da cantiere, un dispenser di sapone e una lattina sono appoggiati su pile di carta ammassate alla rinfusa. Anche da Karl Lagerfeld regna il colore – ma in modo molto strutturato. Campioni di tessuto colorati si accumulano fino a metri d’altezza, suddivisi con cura in pile della stessa altezza all’interno di uno scaffale chiaramente organizzato.
Naturalmente esistono anche controesempi: John Lennon, per esempio, per il suo lavoro a quanto pare non aveva bisogno di altro che di un angolo del tavolo, sul quale si trovavano un blocco, una penna e un bicchiere di vino. La custodia della chitarra sullo sfondo, insieme a una lampada da terra, una sedia e un amplificatore, compone un insieme complessivamente tranquillo che potrebbe essere preso come modello per una natura morta, mentre sua moglie Yoko Ono, invece, fedele al cliché dell’artista, riempie un intero lato del tavolo con blocchi per appunti, libri e foglietti.
Se si presta fede allo studio di una professoressa della University Of Minnesota, non solo i posti di lavoro delle persone sono diversi quanto i loro proprietari. Kathleen Vohs voleva dimostrare che il caos più sfrenato alimenta persino la mente. La psicologa chiese a un gruppo di partecipanti di prendere parte a un esperimento e affidò loro il compito di trovare utilizzi per le palline da ping-pong al di fuori dello sport. Mandò una metà dei partecipanti al test in un ufficio perfettamente ordinato, l’altra in uno piuttosto disordinato. Il risultato fu chiaro: mentre entrambi i gruppi riuscirono a elaborare all’incirca lo stesso numero di proposte, quelle della squadra dell’ufficio caotico erano decisamente più originali. Attraverso questo e altri esperimenti, la ricercatrice giunse alla conclusione che un ambiente ordinato porta piuttosto a un output di lavoro tradizionale, mentre un ambiente disordinato favorisce un risultato più anticonvenzionale, ovvero meno convenzionale.
Il motivo è apparentemente un fenomeno psicologico: in linea di principio, le persone tendono all’ordine. Se manca il tempo per fare ordine perché altre attività hanno la precedenza, oppure se il disordine è semplicemente troppo grande, il cervello cambia strategia e cerca la via di soluzione più breve. In breve: anche i pensieri percorrono strade brevi, ma si lasciano ispirare dall’ambiente caotico a scegliere percorsi insoliti.
L’altra teoria: il disordine ostacola la produttività
Tuttavia, gli studi di Kathleen Vohs hanno portato anche a un’altra conclusione. Con ulteriori ricerche ha scoperto che i lavoratori disordinati sono più tirchi di quelli ordinati e spesso si alimentano anche in modo meno sano rispetto ai colleghi amanti dell’ordine. Questo naturalmente dà nuovamente ragione a chi ha sempre sospettato che un ambiente di lavoro disordinato sia solo il sintomo di una delle tante debolezze caratteriali. Soprattutto tra i dirigenti, questa regola pratica continua a persistere, spesso seguita da affermazioni come: “…e del resto una persona disordinata passa più tempo a cercare che a lavorare”. Anche in questo sembra esserci del vero, come mostra uno studio del Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung.
Le sue ricerche hanno portato alla luce che il caos sul posto di lavoro costa davvero molto tempo lavorativo. La motivazione ufficiale non sorprenderà nessuno: sulle scrivanie disordinate si perde più tempo a cercare materiali di lavoro mancanti o superflui rispetto a quelle in ordine. Questo vale, tra l'altro, anche per un sistema di archiviazione dei file caotico sul computer. Notevole è però la quantità di tempo di lavoro sprecata in questo modo: in media si perdono circa 70 giorni lavorativi all'anno a cercare su scrivanie disordinate – l'istituto calcola che ciò corrisponda al 10 percento del tempo di lavoro complessivo.
La via di mezzo? Difficile da mettere in ordine!
La verità probabilmente sta nel mezzo. Naturalmente non ogni collega che lavora in mezzo a una montagna disordinata di fogli sparsi e migliaia di post-it è un genio creativo – e dall'altra parte, anche alla postazione di lavoro più ordinata può sedere una persona estremamente demotivata e poco efficiente. Ma una cosa è altrettanto chiara: si può esagerare con tutto. Se il disordine è tale da ostacolare il flusso di lavoro, anche il più incallito caos da scrivania deve riordinare. E dall'altra parte, il fanatico dell'ordine non dovrebbe dedicare più tempo all'ordine della scrivania che al lavoro stesso. L'ideale, su questo gli esperti concordano, è un'azione energica e ben organizzata programmata regolarmente, che liberi sia la scrivania sia la mente.
Consiglio degli esperti: faccia ordine sulla Sua scrivania
Parta con la massima concentrazione!
Per avere la possibilità di lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, il Suo tavolo da lavoro dovrebbe essere il più libero possibile. Vi collochi solo le cose di cui ha davvero bisogno e che desidera sbrigare a breve.
Le cose che vi giacciono inosservate da anni possono tranquillamente essere eliminate. Gli oggetti di cui ha bisogno più spesso dovrebbero trovarsi a portata di mano.