Come l'ordine o il disordine alla scrivania influiscono sul lavoro stesso, cosa dicono gli esperti e cosa dimostrano gli studi.
C'è questa foto del posto di lavoro di Albert Einstein. Scattata il giorno della sua morte, il 15 aprile 1955, mostra la scrivania del padre della teoria della relatività - o meglio il caos al centro del quale il fisico teorico svolgeva le sue ricerche. Quello di Einstein Sedia da ufficio segna il centro di vari cerchi concentrici costituiti da pile di carta, raccolte di fogli sciolti, pile di libri e quaderni. Gli scaffali sullo sfondo sembrano improvvisati e disposti in modo frettoloso, più come un deposito temporaneo che come un ordine permanente. Su una lavagna dietro la sedia della scrivania ci sono formule e pensieri scritti con il gesso bianco. Un presupposto comune è che una mente brillante abbia bisogno del caos creativo per funzionare. Uno studio condotto da uno psicologo dell’Università del Minnesota sosterrebbe questa tesi. Sfortunatamente, diversi capi spesso vedono le cose in modo completamente diverso e comprendono la propria condizione scrivania preferibilmente come biglietto da visita per un dipendente. La tua tesi secondo cui i noti sciattoni sul posto di lavoro sono disorganizzati, sciatti e generalmente di carattere debole è supportata anche da studi. Un approccio alla verità, da qualche parte nel mezzo.
- Una teoria: la creatività nasce dal caos
- L’altra teoria: il disordine inibisce la produttività
- Il mezzo? Difficile, ok!
Una teoria: la creatività nasce dal caos
Esistono molti esempi del presupposto secondo cui anche le menti creative hanno, diciamo, un ambiente di lavoro creativo. Una registrazione che la mente di Apple Steve Jobs ha fatto a casa sua, per esempio posto di lavoro mostra una sorprendente somiglianza con la scrivania di Einstein, ad eccezione di un enorme iMac davanti a lui invece di una lavagna dietro di lui. Anche gli scaffali dei libri sulla parete di fondo sono “ordinati” secondo il modello di archiviazione di Einstein. La mente americana del "Daily Show", il comico, attore, scrittore e regista Jon Stewart, ovviamente ama le cose selvagge e colorate: un taccuino al centro, una calcolatrice fissa alla sua sinistra e vari utensili come un barattolo di caramelle, un casco da costruzione, un dispenser di sapone e una lattina di bevande sono riposti su pile di carta accatastate alla rinfusa. Anche da Karl Lagerfeld le cose sembrano colorate, ma molto strutturate. Campioni di tessuti colorati sono impilati alti metri, meticolosamente divisi in pile di uguale altezza su uno scaffale chiaramente strutturato.
Naturalmente ci sono anche dei controesempi: John Lennon, ad esempio, apparentemente non aveva bisogno di altro che dell'angolo di un tavolo per il suo lavoro - sul quale c'erano un taccuino, una penna e un bicchiere di vino. La custodia della chitarra sullo sfondo si combina con una lampada da terra, una sedia e un amplificatore per creare un'immagine generale calma che potrebbe essere utilizzata come modello per una natura morta - mentre sua moglie Yoko Ono, fedele al cliché dell'artista, riempie un intero lato del tavolo con quaderni, libri e pezzi di carta.
Secondo lo studio di un professore dell'Università del Minnesota, non solo i lavori delle persone sono diversi quanto i loro stessi proprietari. Kathleen Vohs voleva dimostrare che il caos selvaggio alimenta anche la mente. Lo psicologo ha chiesto a un gruppo di soggetti di fare un esperimento e ha chiesto loro di trovare usi per le palline da ping pong al di fuori dello sport. Ha mandato metà dei partecipanti al test in un ufficio ben organizzato, l'altra metà in uno piuttosto disordinato. Il risultato è stato chiaro: mentre entrambi i gruppi hanno fornito più o meno lo stesso numero di suggerimenti, quelli del team dell'ufficio caos sono stati molto più originali. Attraverso questo e altri esperimenti, lo scienziato è giunto alla conclusione che un ambiente ordinato ha maggiori probabilità di portare a un risultato lavorativo tradizionale, mentre un ambiente disordinato ha maggiori probabilità di portare a un risultato lavorativo non convenzionale o meno convenzionale.
La ragione di ciò è apparentemente un fenomeno psicologico: le persone aspirano fondamentalmente all'ordine. Se non c'è abbastanza tempo per mettere ordine perché si stanno svolgendo altri compiti o il disordine è semplicemente troppo grande, il cervello cambia e cerca la soluzione più breve possibile. In breve: anche i pensieri seguono percorsi brevi, ma si ispirano all'ambiente caotico per scegliere percorsi insoliti.
L’altra teoria: il disordine inibisce la produttività
Tuttavia, gli studi di Kathleen Voh hanno rivelato anche un'altra scoperta. Con ulteriori studi, ha scoperto che i lavoratori disordinati sono più avari di quelli ordinati e spesso mangiano in modo più malsano dei loro colleghi ordinati. Naturalmente, questo fa il gioco di chi ha sempre sospettato che un ambiente lavorativo disordinato sia solo il sintomo di una delle tante debolezze caratteriali. Questa regola pratica rimane costante, soprattutto negli ambienti dei supervisori, spesso seguita da affermazioni del tipo: “…e comunque, una persona disordinata passa più tempo a cercare che a lavorare”. Anche questo sembra contenere del vero, come dimostra uno studio dell'Istituto Fraunhofer per la tecnologia di produzione e l'automazione.
La sua ricerca ha rivelato che il caos sul posto di lavoro in realtà costa molto tempo di lavoro. Il motivo ufficiale non deve sorprendere nessuno: le scrivanie disordinate richiedono più tempo per la ricerca dei materiali di lavoro mancanti o non necessari rispetto a quelle ordinate. Questo vale, tra l'altro, anche per il caotico sistema di archiviazione dei file sul computer. Ciò che è notevole, tuttavia, è la quantità di tempo di lavoro sprecato in questo modo: in media, circa 70 giorni lavorativi all'anno vengono trascorsi a cercare su scrivanie disordinate - secondo i calcoli dell'istituto, questo corrisponde al 10% del tempo di lavoro totale.
Quello nel mezzo? Difficile, ok!
La verità probabilmente sta da qualche parte nel mezzo. Naturalmente, non tutti i colleghi seduti su una pila disordinata di fogli di carta e migliaia e migliaia di post-it sono dei geni creativi - e d'altra parte, anche il posto di lavoro più ordinato può essere qualcuno estremamente demotivato e inefficiente. Ma una cosa è anche chiara: puoi esagerare su qualsiasi cosa. Se il disordine è così grande da ostacolare il flusso del lavoro, anche il disordine sulla scrivania più incallito deve essere ripulito. E d’altra parte, il fanatico dell’ordine non dovrebbe dedicare più tempo a mettere in ordine la scrivania che al lavoro stesso. Gli esperti concordano sul fatto che la cosa migliore è un’azione rapida, pianificata, concertata e regolare che sgombra sia la scrivania che la mente.
Il consiglio dell'esperto: metti in ordine la tua scrivania
Inizia con la concentrazione!
Affinché tu possa lavorare nel modo più efficace e indisturbato possibile, il tuo tavolo di lavoro dovrebbe essere il più vuoto possibile. Metti qui solo le cose di cui hai veramente bisogno e che vuoi fare presto.
Le cose che sono rimaste lì incustodite per anni possono essere smaltite in modo sicuro. Gli oggetti di cui hai bisogno spesso dovrebbero essere a portata di mano.