Home Office - lavorare da casa, ma nel modo giusto

Informazioni utili sul tema "Home Office"

Non è chiaro cosa giustifichi esattamente lo scetticismo dei datori di lavoro tedeschi e anche di alcuni dipendenti nei confronti del lavoro da casa. Dopo un iniziale entusiasmo per il modello flessibile del "Home Office", che consente ai collaboratori senza validi motivi di presenza obbligatoria in ufficio di lavorare dal proprio studio di casa, tornano a farsi strada vecchi pregiudizi. Secondo i sondaggi, i datori di lavoro presumono che i propri dipendenti rendano meno alla scrivania di casa rispetto a quando sono sotto supervisione, anche se numerosi studi dimostrano il contrario. Ma anche tra i colleghi si diffonde sempre più un clima negativo nei confronti di chi lavora da casa. Seguendo il motto "Mentre noi qui sgobbiamo, altri se la spassano", nella maggior parte dei casi si lanciano accuse senza alcun fondamento.

Parallelamente si rafforza una visione tedesca molto antica, secondo cui la semplice presenza sul posto di lavoro viene considerata sinonimo di "diligenza", relegando in secondo piano la prestazione effettivamente fornita. E in effetti quasi tutti conoscono, tra colleghi o conoscenti, qualcuno che praticamente vive sul posto di lavoro. E, a giudicare dai fatti, questo comportamento viene persino premiato: secondo le rilevazioni, in Germania viene ancora promosso o preso in considerazione per un aumento di stipendio chi trascorre più tempo sul posto di lavoro. Naturalmente è stato anche analizzato se e quanto questi candidati lavorino davvero. Il risultato non sorprende: la produttività reale è spesso inferiore. Le attività di svago svolte durante l'orario di lavoro, come pause, navigazione privata su Internet o lunghe conversazioni con i colleghi, da una scrivania all'altra o in corridoio, sono decisamente più frequenti rispetto ai colleghi che volevano staccare a un orario preciso.

Naturalmente, il modello del „Home Office“ può anche rivelarsi un completo fallimento. L’esempio più immediato è quello della giovane famiglia che pensa di riuscire a conciliare meglio figli, faccende domestiche e lavoro. Spesso, però, in questo caso tutto resta solo teoria. Perché chi è presente, anche se dietro una porta nel proprio studio di casa, è comunque raggiungibile. I lavoratori autonomi e i creativi che lavorano dal proprio atelier domestico ne sanno qualcosa: „Beato te, puoi lavorare quando vuoi“, ci si sente dire, ad esempio, quando arriva una visita improvvisa o il partner vuole delegare un compito. Dall’altra parte, però, ci sono una consegna o un avanzamento del lavoro concordato in modo vincolante. In mezzo a queste due esigenze, da un lato la famiglia finisce sotto pressione perché le aspettative rispetto alla nuova situazione lavorativa non vengono soddisfatte. Dall’altro, ne risente il lavoro, perché concentrarsi è possibile solo in modo limitato o non lo è affatto.

Ho diritto all’Home Office?

Se però il lavoratore rispetta alcune regole fondamentali, è possibile ridurre al minimo le insidie sulla strada verso un lavoro produttivo da casa. Prima che i dipendenti svolgano il proprio lavoro interamente o in parte da casa, però, occorre chiarire anche alcuni principi di base. Per il modello di lavoro relativamente recente del „Home Office“, infatti, non esistono ancora leggi specifiche né linee guida definite dalle associazioni dei datori di lavoro. Di conseguenza, i lavoratori, diversamente da quanto avviene per il lavoro part-time, non hanno diritto a pretendere che i vertici aziendali approvino il lavoro alla scrivania  consentito. Per questo, ogni caso è a sé e deve essere negoziato individualmente con i superiori. Ciò comprende il numero di giorni e le condizioni quadro. Gli esperti consigliano ai lavoratori di insistere affinché i punti concordati vengano messi per iscritto.

Dopo il passaggio dal capo arriva quello dal locatore

Il passo successivo dovrebbe essere quello dal locatore. In linea di principio, infatti, il proprietario dell’edificio o dell’appartamento non deve necessariamente essere informato se l’inquilino utilizza i locali solo come abitazione o anche per lavorare – naturalmente solo finché non vi siano visite di clienti o visite regolari dei superiori. Secondo Silvia Wiedenmann, responsabile del reparto “amministrazione immobiliare” presso l’agenzia immobiliare “Anders Wohnen” di Weilheim, per un “uso conforme alla destinazione” dell’appartamento conta eccome se qualcuno la sera sieda per una o due ore su una sedia da scrivania alla postazione di lavoro oppure per tutto il giorno – più volte alla settimana. Perché alla fine di un rapporto di locazione, i segni di usura su pavimenti, pareti e impianti di un appartamento vengono esaminati con attenzione. Soprattutto per quanto riguarda i pavimenti, secondo l’esperienza dell’amministratrice immobiliare, nascono sempre discussioni. Speciali mobili per l’home office possono essere d’aiuto in questo caso.

Facciamo un esempio: un inquilino ha allestito una postazione di lavoro in soggiorno, dove dopo il lavoro trascorre una o due ore al computer, fa alcuni acquisti, risponde a e-mail private, gioca al PC o controlla le quotazioni azionarie. A seconda che abbia montato sul suo sedia da ufficio delle ruote adatte al pavimento oppure una tappetino protettivo  se è posizionata sotto la postazione di lavoro, il pavimento sotto quell’area si usurerà più o meno. Per prevenire possibili conflitti al momento del trasloco, quindi, è consigliabile non solo utilizzare l’attrezzatura giusta, ma anche puntare sulla comunicazione. «Se un inquilino affitta un appartamento esclusivamente per scopi privati, il locatore riceve un corrispettivo sotto forma di canone e deve quindi accettare che l’appartamento si usuri conformemente all’uso previsto.»

Secondo questo esempio, il pavimento sotto la postazione di lavoro privata dovrebbe presentare soltanto lievi o medi segni di usura, a seconda della durata del contratto di locazione. «La situazione è diversa se un inquilino ogni giorno passa otto o nove ore a spostarsi con una sedia da ufficio sul pavimento: soprattutto sui veri pavimenti in legno questo lascia segni evidenti. Si formano graffi sul parquet che non hanno più nulla a che vedere con i normali segni di usura», afferma Silvia Wiedenmann. Il punto cruciale è: «Se il locatore è stato informato che l’inquilino lavora in home office, il pavimento dell’appartamento si considera usurato “conformemente all’uso previsto” anche se sotto la postazione di lavoro sono visibili segni di usura maggiori.» L’esperta consiglia di mettere per iscritto gli accordi pertinenti, preferibilmente nel contratto di locazione.

La questione del materiale è anche una questione di costi

Ora che le condizioni quadro per l’home office sono chiarite, è stato trovato un posto adatto per la postazione di lavoro in casa e sono stati presi accordi con la famiglia sul “come” e sul “quando”, si passa alla pianificazione concreta: il vecchio scrivania  anche per attività di lunga durata, è abbastanza grande, è sufficientemente illuminato, è regolabile in modo ergonomico? La sedia da ufficio si adatta, offre sufficienti possibilità di regolazione e ha le ruote giuste per il rispettivo pavimento? Se devono essere effettuati nuovi acquisti, questi sono a carico del dipendente – naturalmente solo se il datore di lavoro non si è dichiarato disposto a sostenere i costi in tutto o in parte.

Lo stesso vale per stampante, scanner, PC, telefono, cellulare o anche per la connessione Internet. Se devono essere acquistati modelli più performanti o va attivata una maggiore larghezza di banda, normalmente paga anche in questo caso il dipendente. È anche oggetto di trattativa chi sostiene i costi per carta, toner o materiale di cancelleria. Non ci sono invece discussioni per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro e la discrezione: entrambe devono essere garantite anche nella postazione di lavoro domestica. Soprattutto sul tema della “protezione dei dati”, dipendente e datore di lavoro devono fare attenzione. I segreti aziendali sono informazioni da custodire con la massima riservatezza anche negli spazi privati; di conseguenza, i documenti sensibili non devono essere lasciati incustoditi e accessibili ad altre persone oltre al collaboratore. I dati aziendali memorizzati sul computer devono essere protetti secondo gli attuali standard tecnici. Anche in questo caso sono consigliabili accordi chiari sulla procedura – su questo tema i tribunali del lavoro non scherzano.

La questione dell'orario di lavoro e delle tasse

Per quanto riguarda l'orario di lavoro, è consigliabile definire in anticipo accordi chiari anche su questo aspetto: ci sono orari di lavoro fissi, si applicano fasce orarie obbligatorie e quale lavoro deve essere completato entro quale ora? Se nell'accordo sono previste otto ore, il dipendente deve lavorare anche per otto ore. Il datore di lavoro può certamente richiederne una prova, ma non è possibile verificarlo concretamente. Di conseguenza, ed è questo il nocciolo della questione citato all'inizio, in questo caso è necessaria una solida base di fiducia tra datore di lavoro e dipendente. Per consentire la comunicazione tra il collega che lavora da casa e i collaboratori o i superiori, gli esperti consigliano di concordare in anticipo fasce orarie fisse in cui il lavoratore da casa debba rispondere al telefono o reagire tempestivamente alle e-mail.

Per quanto riguarda gli aspetti fiscali della postazione di lavoro domestica, occorre tenere presenti due principi fondamentali: se per l'attività professionale o aziendale è disponibile un altro posto di lavoro oltre all'home office, la scrivania di casa non può essere portata in detrazione. Se così non fosse, una parte può essere fatta valere fiscalmente. Se però l'ufficio in casa costituisce il centro dell'intera attività professionale, i costi possono essere dedotti senza limitazioni. Per i datori di lavoro è interessante la seguente variante: uno studio può essere affittato al datore di lavoro, previo consenso del proprietario dell'abitazione – in questo modo può eventualmente farlo valere fiscalmente. Per chiarire con precisione le circostanze è indispensabile un colloquio con il proprio consulente fiscale.

Home Office: vantaggi e svantaggi

Come si è visto, lavorare in home office è legato ad alcuni presupposti. Se è consapevole dei requisiti necessari, probabilmente vorrà approfondire ancora il tema dell’home office. Per supportarLa, di seguito trova alcuni vantaggi e svantaggi generali del lavorare da casa: