Buone maniere in ufficio: una piccola guida nel quotidiano percorso a ostacoli delle gaffe
Un sonoro rutto dopo uno spuntino alla postazione di lavoro o in ufficio, il racconto mimato nei minimi dettagli di una storia da camera da letto davanti alla macchina del caffè, l'osservazione poco gradevole sullo stile di abbigliamento della corpulenta segretaria del capo: non servono competenze specifiche in materia di “regole di comportamento sul posto di lavoro” per sapere che tutto questo è assolutamente inaccettabile. Allo stesso modo, anche se per alcuni può sembrare più sorprendente, una pacca sul sedere alla tirocinante, il dare del tu in modo sprezzante a un subordinato o prendere a calci un cestino durante una riunione accesa rientrano a pieno titolo nella categoria dei comportamenti “passibili di richiamo disciplinare”. Meno gravi ma comunque da evitare sono anche le telefonate private ad alta voce, che in un open space offrono involontariamente ai colleghi dettagli fin troppo intimi sulle diverse idee di igiene della collega appena andata a convivere con il nuovo fidanzato. Oppure navigare su Internet per motivi privati durante l'orario di lavoro, anche se la chiusura dell'asta online per l'ambita moneta commemorativa di Re Ludovico cade proprio nel bel mezzo dell'orario d'ufficio. Oppure, oppure, oppure.
1. Regole dell'open space: tra insidie subdole e particolarità regionali
La strada verso il successo è lastricata di duro lavoro e di numerose deviazioni, che richiedono un buon senso dell’orientamento. Il selciato stesso, però – e chiunque lavori in team lo sa bene – è costellato di passi falsi. Evitarli con eleganza è un’abilità che pochi possiedono per natura. Ogni giorno, per così dire, zone grigie del galateo si nascondono dietro ogni schedario e, a causa delle tante regole non scritte in ufficio, non sono sempre riconoscibili a prima vista. Ma anche in azienda, come in qualsiasi altro gruppo sociale, dall’associazione sportiva alla famiglia, sono valori e regole a determinare la quotidianità. Vale la pena conoscere almeno quelli più importanti, che nel tempo si sono affermati come standard.
Naturalmente si può anche esagerare e rompersi la testa su ogni più piccolo dettaglio. Per esempio, su quale sia il modo più adatto di salutare il capo in corridoio, se sia opportuno stringergli la mano passando, oppure se sia meglio un breve cenno della mano o un amichevole cenno del capo. Se serva ancora un “Buongiorno” o già un “Buonasera”, oppure se al “Servus!” bavarese del superiore si debba rispondere in modo altrettanto cordiale oppure no. In molti casi, un buon senso delle buone maniere ben allenato aiuta a fare la cosa giusta nella situazione concreta. Ma in linea di principio, chiunque lavori con altri in un’azienda dovrebbe informarsi su quali forme di comportamento siano apprezzate nel proprio ambiente di lavoro. Perché anche questo è evidente: negli open space valgono naturalmente regole completamente diverse rispetto a una falegnameria. E come dimostra l’esempio del sonoro rutto dopo il pasto – nel Medioevo ancora considerato un complimento rivolto alla cucina – anche le buone maniere cambiano con i tempi, e così il proprio personale galateo professionale richiede aggiornamenti regolari.
2. Peccati capitali e zone grigie
Per cominciare, ecco una selezione dei peggiori killer della carriera: frustrazione costante, arroganza, incapacità di accettare consigli, mancanza di rispetto, pettegolezzo, puntualità carente, loquacità eccessiva, ostinazione, sopravvalutazione di sé ostentata a gran voce oppure anche insicurezza, impazienza, qualsiasi tipo di droga sul posto di lavoro e ingratitudine. Chi riesce a evitare questo repertorio, almeno non si rende subito antipatico. È bene stare alla larga anche dalle zone grigie di questi comportamenti. Per esempio, commentare i difetti fisici di un collega è pura mancanza di rispetto. Semplice e chiaro. Ma nell’ampio campo della mancanza di rispetto rientra anche stare scomposti sulla sedia durante le riunioni mostrando noia, fissare il cellulare invece del flipchart oppure cose apparentemente banali come non guardare negli occhi l’interlocutore durante una conversazione a due.
Anche il passaggio da una qualità di per sé positiva allo sconfinamento può talvolta dipendere da semplici sfumature. Parola chiave: sicurezza di sé. In un colloquio di lavoro è senz’altro utile e apprezzata dai responsabili del personale, ma se portata avanti con coerenza estrema può trasformarsi in un difetto. Il responsabile di reparto che sa condurre una riunione con sicurezza fa bene il suo lavoro. Il responsabile di reparto che durante la riunione comincia a vantarsi delle proprie conoscenze o a fare la morale appare presto arrogante. Per questo è importante mantenere le “antenne” sensibili anche nei rapporti di lavoro di lunga durata.
Perché su questo punto un matrimonio o una relazione di lunga durata non sono poi così diversi da un rapporto di lavoro duraturo: il rischio di adagiarsi e concedersi privilegi speciali in virtù dell’anzianità aziendale è grande. Detto in modo spiccio: il collaboratore che comincia ad andare e venire quando e come vuole, lascia un caos totale sulla sua scrivania e più lavoro ai colleghi, corrisponde più o meno al marito in ciabatte e canottiera di cotone a costine che, sopra il rumore della televisione, chiede alla moglie quando sarà finalmente pronto da mangiare.
3. Tra zone grigie e standard aziendali interni
Se la maggior parte di questi esempi di regole per l'open space si può ancora comprendere con la logica e con un certo senso di ciò che è appropriato – o non lo è – la questione si fa un po’ più complessa quando si parla di regole interne all’azienda. In molte imprese si sono sviluppate norme proprie che in altre realtà sarebbero impensabili. Se si pensa al mondo dell’IT, qui valgono sicuramente regole diverse rispetto al settore bancario. Per esempio, ci sono aziende in cui tutti, dal capo allo stagista, si danno del tu. Se i nuovi arrivati iniziassero a dare sistematicamente del Lei agli altri, o anche solo ad alcuni, sarebbe fuori luogo. Se però i collaboratori di un’azienda in cui ci si dà del tu passano a un’altra impresa in cui è d’uso il Lei, dovrebbero adeguarsi. In linea di principio vale quanto segue: è sempre importante osservare come ci si comporta nell’azienda in cui si lavora in quel momento. In caso di dubbio, meglio attenersi alle regole generali di buona educazione e mostrarsi piuttosto riservati che invadenti. Del resto, lo afferma anche una vera esperta nel campo del galateo aziendale.
4. Buoni consigli da un’esperta nel campo del galateo aziendale
La formatrice in comunicazione Helga Schmidt è, tra le altre cose, direttrice del Business-Knigge-Instituts e forma anche altri trainer in questo ambito. Come esempio di una regola interna aziendale cita il tema del “dress code”. “Se esistono uniformi di servizio, questa domanda naturalmente non si pone.” In caso contrario, potrebbero esserci delle insidie in cui i dipendenti non dovrebbero cadere. “Il mio abbigliamento deve essere in linea con l’azienda. Ma anche se non ci sono regole stabilite: una scollatura troppo profonda non ha nulla a che fare con l’ufficio e la gonna non deve essere troppo corta.” Come regola generale vale che può sfiorare le ginocchia, ma non dovrebbe terminare sopra il ginocchio. “I tacchi delle scarpe devono essere alti al massimo cinque centimetri. Anche presentarsi al lavoro a piedi nudi è assolutamente fuori luogo. A meno che, naturalmente, io non lavori in un bar sulla spiaggia.”
Se dovesse comunque scappare un commento di cattivo gusto sulla lunghezza della gonna di una collega, si tratta naturalmente di una violazione delle regole. Helga Schmidt consiglia di reagire subito alle allusioni. “In questi casi, la persona interessata deve chiarire immediatamente dopo l’osservazione o il comportamento che una cosa del genere non è accettabile.” È molto importante, da un lato, definire chiaramente i propri limiti, ma dall’altro mantenere un tono oggettivo e professionale. In caso di episodi ripetuti, consiglia di coinvolgere rapidamente il superiore.
In generale, l’esperta consiglia di risolvere i conflitti sul posto di lavoro il più rapidamente possibile. “Se un collega si sente infastidito dal cattivo comportamento di un altro collega, il modo migliore per chiarire la situazione è un colloquio a quattr’occhi.” Se questo non serve, deve intervenire il diretto superiore. Questo vale per tutti i temi che possono portare a conflitti. “Può trattarsi del fatto che un collega emani cattivo odore, si vesta in modo inappropriato oppure venga al lavoro con scarpe aperte.” Una reazione rapida impedisce che questi conflitti si allarghino, con conseguenze negative sul lavoro. In generale vale la regola: i fattori di disturbo hanno la priorità.
5. Informazioni rapide – Breve intervista
La trainer professionista della comunicazione Helga Schmidt si è specializzata nel settore del “galateo aziendale” e forma trainer in questo ambito. In questa breve intervista offre una panoramica sul complesso tema del “comportamento in ufficio”.
In ufficio, dove si commettono più spesso errori di comportamento?
Gli errori più frequenti e più gravi si commettono alle feste aziendali, quando entra in gioco l’alcol. Allora capita improvvisamente che colleghi che si davano del Lei passino al tu, per poi pentirsene amaramente il giorno dopo, creando così un’atmosfera spiacevole.
Come devo rivolgermi al mio superiore in una mail?
Dunque, il sempre più diffuso “Caro” o “Cara” come formula di apertura in una mail al proprio capo o alla propria capa è inappropriato. È troppo privato e toglie serietà al messaggio. Del resto, un capo o una capa di norma non ricoprono quel ruolo perché sono particolarmente simpatici. No, io scrivo “Egregio” oppure la forma femminile, oppure “Buongiorno”.
Come stanno le cose per quanto riguarda il cibo sul posto di lavoro?
Mangiare un panino alla scrivania non è appropriato. In molti uffici, però, non c’è altra possibilità. Quindi, se concordato, va bene anche questo. Regola dell’open space: il cibo non deve però disturbare gli altri in ufficio. Né con l’odore né con eventuali rumori. Valgono le normali regole di buona educazione. Anche lavarsi le mani prima e dopo il pasto ne fa parte.
Cos’altro è importante nei rapporti in ufficio?
Se lavoro in un open space, non devo telefonare a voce troppo alta e non devo fare troppe conversazioni private. In un ufficio grande è importante avere riguardo per gli altri. Se ho bisogno di qualcosa da qualcuno, non urlo da una parte all’altra della stanza. Anche qui vale la regola: chi vuole qualcosa, si sposta. Quando qualcuno chiama, rispondo con il mio nome, il mio cognome e dicendo “Buongiorno”. Se uno sconosciuto o un cliente entra in ufficio, mi alzo e lo guardo quando parlo con lui.
Il comportamento in ufficio è chiaramente un tema molto ampio, pieno di possibili gaffe. Sì, ma sapersi comportare bene non è tutto. Con un atteggiamento positivo viene perdonata anche qualche infrazione alle regole. L’importante è conoscere le regole, così si può anche adattare ciò che non è del tutto adatto alla situazione.
6. Regole per un buon clima di lavoro negli open space
Una sedia da ufficio in un open space rappresenta per molti una sfida quotidiana. Chi la affronta con spirito sportivo evita insidie e frustrazioni nascenti. Anche in questo caso vale come regola di comportamento fondamentale l’imperativo categorico di Kant, che in forma sintetica ritroviamo nel proverbio “Non fare agli altri ciò che non vorresti fosse fatto a te”. Quindi: ciò che dà fastidio negli altri bisognerebbe assolutamente evitarlo in prima persona. Questo non si limita affatto alle regole di buona educazione, come salutarsi a vicenda o il tono con cui ci si rivolge agli altri, anche se naturalmente queste sono un presupposto indispensabile. Chi entra in una stanza dovrebbe salutare, anche se nessuno se ne accorge. Lo stesso vale per i saluti di commiato: spesso qualcuno ricambia comunque con cordialità. I superiori non fanno chiamare a sé i collaboratori per poi intrattenersi in lunghe telefonate alla loro scrivania facendoli aspettare. Anche la sottomissione nei confronti di chi occupa una posizione gerarchicamente superiore è vista con scarso favore. Le gerarchie non devono ostacolare attenzione e cortesia. Così, il responsabile di reparto dovrebbe tenere aperta la porta alla stagista se sta cercando di reggere una pila di raccoglitori. Ma oltre alle azioni concrete e ai comportamenti da evitare, il clima di lavoro è fortemente influenzato da segnali sottili e impressioni sensoriali.
Non sono solo le telefonate ad alta voce o le lunghe conversazioni private a infastidire, ma anche i colori “chiassosi” e le decorazioni con cui alcuni cercano di esprimere la propria individualità. Né la galleria di foto di famiglia né una raccolta dei lavori artistici di figli o nipoti dovrebbero dominare la postazione di lavoro: una foto va benissimo, di più è troppo. Oltre agli odori di cibo, danno fastidio anche profumi o dopobarba troppo invadenti. Abiti con odore di chiuso e di sudore rendono la vita difficile ai colleghi. Nelle giornate calde aiutano solo un antitraspirante non profumato in stick o roll-on e una camicia o una blusa di ricambio. Per i piedi sudati esiste anche la polvere deodorante per i piedi, che in altri Paesi è da tempo una cosa del tutto normale.
Altrettanto fastidiosi sono i movimenti o i gesti ripetuti di continuo, che rientrano nelle regole non scritte dell'open space. Di solito, chi li fa quasi non se ne accorge. Ma se si sorprende a cliccare continuamente con la penna durante le telefonate, ad attorcigliare ciocche di capelli mentre riflette o a fare i tragitti solo con il mazzo di chiavi tintinnante, può essere certo che i colleghi ne siano già infastiditi da tempo. Liberarsene è difficile; in questo caso è bene farsi aiutare da qualcuno che sieda solo un mobili per ufficio più in là e che lo segnali con gentilezza e costanza.
7. Etichetta in open space: l'attenzione aiuta
Esistono numerose regole di comportamento non scritte che riguardano gli uffici open space. Per andare d'accordo con gli altri, il primo passo è rendersi conto che il proprio comportamento può disturbare notevolmente chi ci circonda. Se un collega fa qualcosa che compromette il lavoro o il buonumore, è bene parlargliene: non quando si è arrabbiati o esasperati, ma nel modo più calmo e rilassato possibile e magari offrendo anche la propria disponibilità a cambiare a propria volta qualcosa. Fare delle liste può essere utile: cosa mi infastidisce negli altri, cosa riduce la mia concentrazione? E quali di queste cose faccio anch'io? Chi può, dovrebbe confrontarsi con qualcuno, comunicando chiaramente perché sta chiedendo un parere e senza mettersi a parlare delle abitudini fastidiose di terzi. Anche questo, infatti, è un no-go tra le regole dell'ufficio open space.